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Fournisseurs de salle de données virtuelle
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Guide de choix

La salle de données virtuelle offre des fonctionnalités nombreuses de sécurité des documents qui protègent vos documents d’entreprise et les données confidentielles. Les fonctionnalités de sécurité des documents vont du filigrane au cryptage de données au repos avec des clés de cryptage gérés par un client.

Filigranes dynamiques

Les filigranes dynamiques sont intégré automatiquement dans chaque document téléchargé de la salle de données virtuelle. La filigrane peut contenir la date du téléchargement, le nom du projet, le nom et même l’adress IP de la personne qui a téléchargé le document.

Expiration du document

Parfois appellee “un document autodestructive” ou “la destruction à distance”, cette fonctionnalité de sécurité permet d’annuler le droit d’accès au document à un moment quelconque, même après le téléchargement du fichier par un utilisateur. Cette fonctionnalité de protection du document aide à prévenir la distribution des documents injustifié.

Visualisation limité

Cette fonctionnalité de sécurité des documents permet de bloquer les parties de l’écran en visualisant le document dans un navigateur Internet. Cela aide à prévenir des brèches de sécurité comme la visualisation non sollicité dans des lieux publics, des attaques basées sur des cameras ou des capture d’écran.

Cryptage de données 256-bit SSL

Le cryptage de données 256-bit AES SSL est la règle d’or pour des services bancaires en ligne et des transactions de commerce électronique. Cherchez les normes les plus élevées de cryptage de données pendant le transfert des données à la salle de donnés virtuelle et à partir de celle-ci ainsi que pendant que les données sont stockées dans la salle de données virtuelle.

Restrictions d’accès aux documents

Les politiques de sécurité des documents vous permettent de préciser les niveaux personnalisés de protection de documents. Vous pouvez préciser les droit de visualiser, partager, modifier ou télécharger le document original ou filigrané pour chaque document dans la salle de données. La touche Impression d’écran aussi peut être limitée. Vous pouvez préciser les droits d’accès aux documents pour chaque utilisateur de la salle de données virtuelle.

Sauvegarde de données

La sauvegarde de données ajoute une couche de plus de sécurité des documents assurant que les documents téléversés vers la salle de données virtuelle ne peuvent être jamais perdu ou détruit. Cherchez la salle de données virtuelle qui offre la sauvegarde de données en temps réel par un tunnel de réseau privé virtuel (RPV) crypté.

Analyse antivirus

Les salles de données virtuelles recherchent automatiquement des virus ou des autres défaut dans tous les documents téléversés. La plupart des salles de données virtuelles ne permettront pas le téléversement de fichiers défectueux.

Cryptage sur la sauvegarde/sur l’ouverture

Le cryptage sur l’ouverture chiffrera le document automatiquement à l’ouverture pour prévenir l’accès non autorisé sur un réseau non sécurisé. Le cryptage sur la sauvegarde assurera que les documents sont protégé pendant le ctockage tout en restant illisible pour les parties non autorisées.

Les salles de données virtuelles sont situées dans des centres de donnés sécurisés physiquement avec de nombreuses mesures de protection, quilimitent l’accès aux données confidentielles.

Certifié  SOC 2

ISO 27001: 2013 c’est une certification international la plus rigoureux de la sécurité d’informations dans le secteur TI. Ce standard assure les contrôls nécessaires, aide à prévenir des menaces à la sécurité ou des vulnérabilités.Certifié ISO 27001 SOC 2 est une certification des centres de données qui fournit une declaration des pratiques internes optimales pour vérifier la sécurité, la disponibilité et la confidentialité de votre dépôt de données virtuel.

Certifié ISO 27001

ISO 27001: 2013 c’est une certification international la plus rigoureux de la sécurité d’informations dans le secteur TI. Ce standard assure les contrôls nécessaires, aide à prévenir des menaces à la sécurité ou des vulnérabilités.

Certifié SSAE 16

L’énoncé des normes pour des Engagement d’Attestation 16 (anglais SSAE 16) est un des standards les plus rigoureux qui exige l’audit des contrôles internes à l’ égard de l’information financière. Le plus souvent cette certification est exigée pour des salles de données F&A. La certification SSAE 16 signifie que la salle de données virtuelle est conforme aux standards de la loi Sarbanes-Oxley.

Sécurité des centres de données

Les centres de données emploient la sécurité physique, les politiques d’accès rigoureux, y compris les systèmes d’authentification biométriques, des gardes armés et la surveillance, des chambres forte et des cages sécurisées, avec l’accès à l’alimentation sans interruption, un système de sauvegarde et des systèmes de prevention des incendies ou d’inondation dans toutes les emplacements.

La fourniture d’accès aux bonnes personnes est une partie intégrante d’une plate-forme de salles de données effective. Les permissions doivent être gérées avec soin et la fourniture et la restriction d’accès doivent être gérées convenablement. Les politiques et les fonctionnalités de la sécurité d’accès préviennent les brèches de sécurité, mettent fin aux connexions non autorisées ou bloquent l’accès aux certaines infomations.

Les politiques et les fonctionnalités de la sécurité d’accès préviennent les brèches de sécurité, mettent fin aux connexions non autorisées ou bloquent l’accès aux certaines infomations.

Accès à partir de dispositifs mobiles

La salle de données virtuelle peut fournir le contrôl d’accessibilité des documents sécurisés via des dispositifs mobiles en offrant des applications spécialisées.

Vérification à facteurs multiples

Cette fonctionnalité de la sécurité d’accès ajoute un niveau de plus de protection en exigeant des utilisateurs qu’ils vérifient leur identité pour obtenir l’accès à la salle de données. Cette mesure prévient l’accès à la salle de données à partir de dispositifs volés ou piratés.

Permissions du groupe

Le propriétaire de la salle de données virtuelle peut créer des groupes avec des jeux prédéfinis de niveaux de permission d’accès. Cette fonctionnalité aide à gérer les utilisateur et ajoute un niveau de plus de sécurité.

Niveaux multiples des permissions aux utilisateurs

Les administrateurs des salles de données virtuelles peuvent établir des niveaux d’accès aux document pour des utilisateurs et des groupes d’utilisateurs différents. Cela aide à améliorer la sécurité des salles de données et à fournir une trace verifiable d’activité de la salle de donnés.

Accès granulaire

L’administrateur de la salle de données virtuelle peut y fournir l’accès granulaire ou basé sur les rôles. Les paramètres des permissions granulaires permettent de contrôler qui peut accèder à chaque fichier ou dossier basé sur le role d’utilisateur dans l’operation ou sa position dans l’entreprise.

Authentication à deux facteurs

L’authentication à deux facteurs fournit un niveau de protection de plus. Les utilisateur peuvent s’identifier à l’aide d’un mot de passe et un code unique envoyé sur le mobile d’utilisateur.

La salle de données virtuelle fournit les capacités d’établissement des rapports et des traces verifiables de chaque action ou activité qui a lieu dans la salle de données virtuelle. Les administrateurs peuvent retracer toutes les actions sur des fichiers.

Liste de contrôle

Une liste de contrôle est un dossier de tout ce qui est téléversé, téléchargé ou visualisé dans la salle de données virtuelle. Toutes les actions sur des fichiers sont enregistrées, y compris la visualisation des fichiers, le téléchargement sécurisé et l’impression.

Rapports des salles de données détaillés

Chaque entrée et chaque activité dans la salle de données virtuelle sont horodatés et documentés. Les rapports de verification sont envoyés automatiquement à l’administrateur système en fin d’une période spécifié.

Contrôle des versions du document

Le contrôle des versions permet aux adminstrateurs de surveiller les enregistrements des paramètres des documents. Selon les paramètres, les utilisateurs peuvent retracer toutes les modifications à l’aide de l’historique des versions et avoir toujours la dernière version du document.

Notifications

Les administrateurs et les utilisateurs des salles de données virtuelles selon leurs niveaux de permission peuvent recevoir des notifications quand les documents sont mis à jour ou de nouveaux fichiers sont téléversés.

Les fonctionnalités de l’interface utilisateur aident à simplifier les procédés, à accélérer les tâches de routine et à éliminer la courbe d’apprentissage pour les utilisateurs.

Site Web de marque

Cherchez le fournisseur qui vous permet de personnaliser l’apparance visuelle et le contenu de votre salle de données virtuelle avec des modèles de couleurs et des logos d’entreprise personalisés.

Téléversements en bloc

Téleversements et téléchargements en bloc permettent d’importer et d’exportes des fichiers ou des dossiers multiples à la fois. Cherchez le fournisseur de salles de données virtuelles qui ne limite pas la taille du fichier téléversé.

Fonction de glisser-déposer

La fonctionnalité de glisser-déposer permet aux utilisateurs de saisir des fichiers virtuellement de leurs dispositifs et les déposer à la salle de données virtuelle pour qu’ils téléversent automatiquement.

Recherche plein-texte

La fonctionnalité avancée de recherche plein-texte vous donnera la capacité de rechercher facilement par les titres des documents, des marqueur méta et le contenu des mots clès liés à votre recherche, même dans les documents scannés.

Liens dans les documents

Permet aux utilisateurs d’intégrer les liens de l’un document à l’autre et aussi de partager les liens vers le contenu de la salle de données avec des autres utilisateurs autorisés.

Integration avec Microsoft Office

L’integration avec Microsoft Office permettra aux utilisateurs d’enregistrer et d’accéder aux fichiers en continu depuis Word, Excel et Powerpoint dans la salle de données virtuelle sécurisée.

Section Q&A

La section Q&A (Questions et Réponses) est la zone de salle de données virtuelle où les utilisateurs peuvent poser des questions aux autres utilisateur ou aux administrateurs. Les salles de données plus avancées offrent une possibilité de créer une section statique FAQ où les utilisateurs peuvent recevoir des réponses aux question le plus fréquemment posées.

Défilement des documents sur le visualisateur

La function de faire defiler permet de voyager dans le dossier en parcourant les fichiers dans le dossier pendant que un document reste ouvert. Cetter fonctionnalité  gagne du temps aux utilisateurs qui on besoin d’examiner des dossiers contenant des centaines de documents.

A l’aide d’une plate-forme de gestion d’affaires tout dispositifs peut devenir le lieu de travail instantanément. Les fichiers qui existent en sécurité dans la salle de données virtuelle sont disponibles immédiatement via des portails de permission à chaque partie à une operation. Les notifications en temps réel présentent des mises à jour des activités récentes.

Applications iPad et iPhone

Une plate-forme de salle de données virtuelle doit être conçu pour fonctionner sur les dispositifs populaires des ordinateurs aux tablettes aux smartphones, et conçu avec ces dispositifs en consideration.

Support aux dispositifs multiples

Quelques salles de données virtuelles s’associent avec des applications de productivité populaires mais les fournisseurs de salles de données virtuelles plus avancés offrent leurs applications iOS, Android, Blackberry et Windows dédiés aux utilisateurs.

Interface de dispositifs mobiles

L’interface optimisé pour les mobiles permettra aux utilisateurs d’accéder aux documents et aux autres fichiers dans la salle de données virtuelle de leurs dispositifs mobiles.

Support Multilingue

L’interface utilisateur multilingue aide les utilisateurs de différents pays à accéder la salle de données virtuelle en leur langue. Les fournisseur de salles de données virtuelles plus avancés offrent l’index de documents multilingue aussi.

Aucun plugiciel nécessaire.

Les salles de données virtuelles doivent permettrre téléversement et visualisation de leurs données sans avoir besoin d’installer aucune application supplémentaire ou aucun plugiciel au tiers sur leurs dispositifs.