À propos de Citrix Sharefile
La data room virtuelle Citrix ShareFile est un produit appartenant à Citrix Systems, un développeur d’espaces de travail en nuage qui a acquis ShareFile, un fournisseur de solutions collaboratives, en 2013. ShareFile a été fondé en 2005 avec un siège social à Raleigh, NC, et a depuis aidé plus de 65 000 entreprises clientes.
La data room virtuelle de Citrix ShareFile convient aux petites, moyennes et grandes entreprises qui traitent ou effectuent des vérifications préalables dans le cadre de fusions et acquisitions et de dépôts de demandes d’introduction en bourse. Les secteurs qui bénéficient le plus des fonctionnalités de la salle de données ShareFile sont les soins de santé, la finance, la comptabilité et le droit.
Fonctions de sécurité des documents
La salle de données virtuelle de Citrix ShareFile aborde le traitement des données confidentielles par le biais d’une variété de mécanismes avancés et largement répandus dans le secteur. Du point de vue matériel, le fournisseur garantit la conformité des centres de données par des audits indépendants réalisés par des tiers conformément aux normes SOC 2 et SSAE 16.
Et du côté logiciel, Citrix ShareFile offre des fonctionnalités telles que :
- Le cryptage SSL 256 bits de la data room.
- Cryptage SSL et TLS pendant les téléchargements réguliers et en masse
- Mots de passe uniques et configurations granulaires de l’accès à la data room pour un nombre illimité d’utilisateurs clients.
- Une expertise dans le traitement des données sensibles pour les sociétés de capital-investissement et les banques d’investissement.
Les data rooms Citrix sont apparemment simplistes en ce qui concerne la disposition générale et les fonctionnalités. Mais dans le même temps, la société n’a jamais connu de mauvaise gestion des données ou de problèmes de sécurité, ce qui permet à ses utilisateurs d’avoir un certain niveau de confiance.
Fonctions de collaboration et de gestion des documents
Citrix permet aux responsables de transactions complexes de gérer, de naviguer et de rationaliser le processus décisionnel grâce à des flux de travail flexibles. En outre, cette data room permet une gestion simple des documents grâce à la création automatisée d’index de la salle de données, à des catégories de fichiers à plusieurs niveaux et à une option permettant d’extraire les documents pour les modifier hors ligne.
La data room permet également à un nombre illimité d’utilisateurs clients de collaborer sur les fichiers en temps réel sans affecter de manière significative l’efficacité de l’outil. Parmi les autres fonctions pratiques de gestion de documents de la data room virtuelle ShareFile, citons le suivi par clic des utilisateurs actifs et des visiteurs, la recherche en texte intégral et l’accès en mode visualisation seulement pour les invités.
Enfin, des analyses et des rapports avancés permettent aux utilisateurs de Citrix de procéder à des ajustements rapides en cours de route, de traiter les éléments négligés et de diriger les équipes vers une collaboration productive.
Fonctions supplémentaires
L’accès en visualisation seule est l’une des caractéristiques les plus importantes de Citrix ShareFile, car elle facilite un niveau suffisant de transparence sans compromettre l’intégrité des documents. Les autorisations d’affichage seul permettent généralement à un nombre illimité d’utilisateurs clients d’accéder aux zones spécifiées du logiciel de salle de données virtuelle sans avoir le droit d’y apporter des modifications.
Une telle approche est très bénéfique lors de transactions avec plusieurs parties intéressées concurrentes, par exemple lors d’acquisitions. Les responsables du traitement des transactions permettront aux acheteurs potentiels de consulter les données clés sans pour autant compromettre la sécurité globale.
En outre, les administrateurs de la data room pourront accéder à des analyses avancées en mettant en évidence les utilisateurs les plus actifs et en portant leur attention sur les propriétaires les plus impliqués.
Parmi les autres fonctionnalités remarquables de la data room virtuelle de Citrix ShareFile, citons :
- Les fichiers Citrix pour Windows et Mac. Les utilisateurs peuvent accélérer le processus de téléchargement de fichiers dans la data room en utilisant une extension de bureau spéciale. Veuillez noter que la salle de données virtuelle Citrix elle-même n’est disponible que par un accès en ligne.
- Q&A. Les utilisateurs ont la possibilité de soumettre des questions en privé ou en public afin de simplifier et d’accélérer les communications au sein de la VDR. Les questions-réponses intégrées sont particulièrement utiles pendant les phases d’exploration de l’affaire et de diligence raisonnable.
- Alertes par courriel. Les utilisateurs spécifiés recevront des alertes instantanées par courriel dès que quelqu’un accède à des fichiers de la data room ou les télécharge. Ces notifications permettent à la fois de garantir une sécurité maximale et de superviser le traitement de l’opération.
- Calendrier des sessions. Comme pour les alertes par courrier électronique, les administrateurs peuvent accéder à des rapports complets sur l’activité de chaque session de l’utilisateur, avec chaque clic. Ces rapports sont souvent utilisés pour surveiller l’exécution des responsabilités et garantir des pratiques de manipulation des données sûres.
Support
L’équipe d’assistance de la data room Citrix ShareFile est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 par téléphone, par e-mail et par un chatbot sur son site Web. En outre, le fournisseur propose une base de données FAQ coûteuse pour résoudre les problèmes récurrents et répondre aux questions typiques des salles de données virtuelles.
Les commentaires des clients indépendants sur le support de la data room de ShareFile sont mitigés. Certains clients font état de réponses et de résolutions rapides, tandis que d’autres soulignent un manque de professionnalisme et une attitude variable envers les différents clients.
Plans tarifaires
Citrix ShareFile est largement présenté comme une solution complète de diligence raisonnable avec une tarification forfaitaire. Toutefois, il est essentiel de noter que l’offre de base du fournisseur ne comprend que cinq utilisateurs et une limite de stockage de données non spécifiée. Les utilisateurs et l’espace de stockage supplémentaires sont soumis à des frais supplémentaires.
En fonction du nombre d’utilisateurs qui auront besoin d’accéder à la data room virtuelle et du nombre de documents que l’entreprise traite habituellement, la facture finale peut visiblement s’alourdir. Cette approche peut constituer un défi pour les petites entreprises à faible budget.
La data room Citrix ShareFile propose une facturation mensuelle et annuelle, avec des possibilités de remise à long terme. En outre, le fournisseur permet aux nouveaux clients de tester ses salles de données virtuelles au cours d’un essai gratuit.
L’essai gratuit de Citrix dure sept jours et peut être organisé par l’équipe de vente de la société.
En fonction des besoins du projet, les clients peuvent choisir le niveau de fonctionnalité approprié et payer pour le modèle VDR adéquat, tout en bénéficiant de l’ensemble des services les plus importants tels que les téléchargements en masse, la recherche plein texte, l’assistance qualifiée 24/7, etc. ShareFile VDR offre également une fonction d’archivage complet des transactions : après l’exécution de la transaction, l’utilisateur peut recevoir une sauvegarde complète du VDR. Bien que ShareFile VDR puisse nécessiter quelques plug-ins supplémentaires, il reste un lieu virtuel hautement protégé, fiable et intuitif pour la conclusion de transactions et le stockage de données en toute sécurité et commodité.