
1. iDeals

2. Citrix
2. Citrix

3. Datasite
3. Datasite

4. Brainloop
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5. SmartRoom
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6. BlackBerry
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7. Intralinks
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8. Box
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9. Drooms
9. Drooms

Les virtual data rooms sont désormais un élément inévitable de toute transaction commerciale numérique. Des entreprises de toutes tailles utilisent les salles de données comme des espaces de stockage, plateformes de communication et outils de décision stratégique.
Une salle de données électronique bien choisie offre des niveaux de sécurité, de fonctionnalité et de polyvalence sans précédent. Les négociateurs disposent désormais d’un nombre illimité d’options pour tirer parti d’outils sophistiqués et de flux de travail préconçus et traiter plus rapidement toute transaction.
La commodité et la disponibilité des data rooms virtuelles ont rendu le concept de data room physique presque obsolète dans tous les secteurs.
Une data room virtuelle (salle de données, data room ou virtual data room) est une plateforme en ligne qui combine le stockage en nuage avec différents outils pour les transactions importantes. Une data room numérique peut être particulièrement utile pour les processus qui impliquent le partage de gros volumes de documentation, car elle fonctionne comme un dépôt numérique des documents de l’entreprise.
Une salle de données en ligne peut également servir de plateforme de collaboration pour les opérations quotidiennes, la gestion du conseil d’administration et tous les projets qui nécessitent la contribution simultanée de plusieurs parties. Parmi les exemples les plus courants d’utilisation de virtual data rooms, citons les fusions et acquisitions, la vérification diligente des entreprises, la gestion de portefeuille et la levée de fonds.
Les data rooms ont beaucoup à offrir aux petites, moyennes et grandes entreprises dans de nombreux secteurs. Il y a toutefois des secteurs pour lesquels ces logiciels sont particulièrement importants. Les voici:
Les fusions et acquisitions sont cruciales pour la croissance et le développement des petites et grandes entreprises. En outre, de nombreux secteurs, tels que les start-ups technologiques, comptent uniquement sur l’acquisition comme stratégie de sortie ou comme étape importante.
Le plus grand défi de toute transaction de fusion et d’acquisition est la vérification diligente (due diligence). Les parties prenantes dans la transaction doivent examiner d’immenses quantités de documents dans des délais relativement courts.
Les virtual data rooms permettent de créer des environnements agiles et équipés pour accéder aux fichiers nécessaires en quelques secondes, ce qui permet de prendre des décisions clés plus rapidement. Les petites sociétés comme les entreprises bénéficient de l’accessibilité universelle et des solutions automatisées offertes par les solutions modernes de salles de données.
Les fonds de prestige et les sociétés de capital-investissement traitent généralement un grand nombre de données confidentielles. Cela exige une sécurité et une transparence interne accrues. Les virtual data rooms offrent de nombreux outils pour tout processus, de la levée de fonds au conseil en investissement, en sécurisant les données des utilisateurs et en donnant accès à diverses analyses.
Les avocats et les cabinets juridiques doivent se conformer à des réglementations strictes pour garantir la légitimité de leur pratique. Et en même temps, ils doivent prendre soin de nombreux documents sensibles et informations privées.
Cela signifie que le secteur juridique est l’un des premiers à bénéficier des fonctionnalités de pointe des virtual data rooms telles que le cryptage, les contrôles d’accès et la récupération à distance.
En tant qu’institutions financières opérant principalement sur une base de conseil, les banques d’investissement ont besoin de solutions logicielles qui combinent des communications simples avec un stockage de données à haut risque. Les banquiers investisseurs utilisent les salles de données pour recueillir des informations, effectuer des vérifications préalables, présenter des cibles à des acheteurs potentiels et aider l’intégration post-transactionnelle.
Outre une sécurité avancée, les salles de données permettent également aux banques d’investissement de maintenir l’organisation de leurs opérations en améliorant la responsabilisation des employés et en rationalisant les rapports.
La santé est un autre secteur qui traite des quantités croissantes de données confidentielles, telles que des informations sur les patients, des résultats de recherche, etc. L’absence de sécurisation de ces données peut entraîner l’espionnage de la concurrence, voire un procès à grande échelle.
Outre le fait qu’elles aident leurs utilisateurs à protéger les fichiers sensibles, les salles de données permettent de s’orienter dans des procédures complexes et fastidieuses telles que l’octroi de licences. En stockant toute la documentation nécessaire dans un espace centralisé, les entreprises peuvent obtenir les licences requises beaucoup plus rapidement.
Une grande partie des commentaires que nous avons reçus dans le cadre de notre recherche sur l’industrie des salles de données indiquent que plusieurs autres secteurs utilisent plus qu’avant les virtual data rooms. Vous trouverez ci-dessous trois des exemples les plus remarquables.
Les sociétés immobilières se tournent vers les data rooms virtuelles pour gérer leurs portefeuilles, communiquer avec des investisseurs potentiels et suivre des projets à long terme. Les outils de la data room permettent aux entreprises d’adopter une approche éclairée des transactions immobilières et de simplifier la gestion des documents.
De plus, les capacités du référentiel créent un registre facile à consulter de toutes les transactions financières et de développement passées, ce qui facilite grandement la localisation des documents lors des transactions à haut risque.
Les investisseurs utilisent les virtual data rooms comme une plateforme stratégique où ils comparent les opportunités, demandent les documents requis et effectuent une vérification diligente. Les transactions réussies peuvent ensuite être transférées dans la section “portefeuille” de la data room.
En même temps, les start-ups peuvent utiliser les solutions de la data room virtuelle pour commercialiser leur entreprise, organiser le développement de l’entreprise et se préparer à des acquisitions, des fusions ou d’autres transitions majeures.
Lors du dépôt de l’offre publique initiale, les organisations doivent rassembler un grand nombre de documents à déposer. Nombre de ces dossiers sont hautement confidentiels et nécessitent un niveau de sécurité supplémentaire. De plus, le processus d’introduction en bourse fait souvent appel à des consultants tiers, ce qui rend impératives les fonctionnalités de collaboration des salles de données.
Des niveaux de sécurité inégalés pour les documents confidentiels
Organisation et distribution simplifiées des documents
Espace de travail centralisé avec des flux de travail transparents et une responsabilité accrue
Rentabilité par rapport aux salles de données traditionnelles
Solutions fonctionnelles pour la collaboration et la prise de décision à distance
Traitement accéléré des transactions, de la vérification diligente à l'intégration.
L'investissement dans une data room garantit l'image d'une entreprise fiable et tournée vers l'avenir.
Accessibilité polyvalente des données et des personnes
Des possibilités illimitées pour tous les types de projets
Les salles de données ne nécessitent généralement pas de matériel ou de modules d'extension supplémentaires.
Possibilité de tirer parti de l'expertise et des conseils du fournisseur.
Amélioration de la communication grâce aux chats intégrés, aux questions-réponses, aux appels vidéo, etc.
La sécurité des données est une des principales préoccupations des entreprises modernes. L’exigence d’une protection à toute épreuve et constamment mise à jour incite les entreprises à confier leurs données confidentielles à des virtual data rooms. Un logiciel de salle de données avancé garantit que les fichiers des utilisateurs ne seront pas compromis à plusieurs niveaux.
Les fournisseurs de salles de données réputés veillent à ce que leurs produits respectent les normes de sécurité en vigueur dans leur secteur et dans leur pays. La meilleure façon de savoir si un fournisseur prend la sécurité au sérieux est de vérifier s’il a des certifications telles que ISO 27001, HIPAA et SOC 2.
Le niveau suivant de protection des données consiste à contrôler qui peut y accéder et comment ils sont autorisés à interagir avec elles. Le partage sécurisé des fichiers dans les virtual data rooms est assuré par l’attribution de privilèges spécifiques selon le rôle de chaque utilisateur.
Cette catégorie de mesures de sécurité permet de protéger les données sensibles, de surveiller toutes les interactions et de prévenir les menaces de fuite interne.
En plus de s’assurer que les données confidentielles ne sont accessibles qu’à des utilisateurs autorisés, les administrateurs peuvent attribuer des niveaux de protection supplémentaires. Parmi les exemples de sécurité des documents, citons les autorisations de lecture seule, des fenêtres pop-up pour les accords de confidentialité, et les historiques d’activité détaillés.
En plus de la protection des fichiers, les virtual data rooms permettent d’échanger des informations en toute sécurité en créant un environnement sécurisé pour tous les types de communication. Par exemple, les utilisateurs peuvent choisir de former des groupes et de discuter de certains sujets en privé alors que toutes leurs interactions sont cryptées.
Une data room de confiance est une plateforme sécurisée qui permet aux utilisateurs de stocker et de gérer leurs documents sensibles en toute confiance. L’aspect le plus important est de choisir un fournisseur qui offre l’ensemble des fonctions de sécurité, et le niveau de conformité requis par les règlements gouvernementaux.
Les virtual data rooms offrent à leurs utilisateurs un éventail presque illimité d’outils et fonctions. Cependant, il y en a quelques-unes qui sont vraiment essentielles:
Les virtual data rooms permettent aux utilisateurs d’accéder sans effort aux documents depuis n’importe quel appareil ou endroit. L’espace numérique élimine la nécessité de stocker des copies physiques, ce qui réduit les coûts et les efforts liés au maintien d’archives traditionnelles. Les fonctions supplémentaires qui élèvent l’expérience de gestion des documents des utilisateurs comprennent :
Une salle de données bien conçue comporte plusieurs niveaux d’accès qui déterminent les types de données auxquelles chaque utilisateur peut accéder, aussi bien que les actions qu’il peut faire sur la plateforme. D’autres fonctions qui facilitent la gestion des utilisateurs sont les suivantes:
Les utilisateurs de virtual data rooms viennent de toutes sortes de milieux techniques, ce qui veut dire que le logiciel doit être suffisamment simple pour que chacun puisse l’utiliser efficacement. Les deux principaux aspects d’une convivialité avancée sont une interface intuitive et un déploiement polyvalent, qui inclut la compatibilité avec tous les systèmes d’exploitation, y compris Windows, Linux et macOS.
Parmi les autres caractéristiques qui élèvent l’expérience utilisateur, citons :
Le suivi des activités et les rapports permettent d’examiner le nombre exact d’utilisateurs qui ont interagi avec des documents spécifiques, d’évaluer leur engagement et de réorienter le flux de travail si nécessaire. Les fonctions de rapport suivantes sont les plus utiles aux négociateurs :
Les virtual data rooms permettent plusieurs niveaux de communication à distance. Avec la bonne technologie, les utilisateurs peuvent discuter de leurs affaires par le biais de chats, d’appels, de courriels, etc. Les fonctions typiques qui améliorent la communication dans les salles de données sont les suivantes :
Une équipe de support client efficace est essentielle à une expérience réussie dans une salle de données. La meilleure façon d’évaluer la qualité de l’assistance est de demander une démo gratuite ou de s’inscrire à une période d’essai et de rechercher des caractéristiques telles que :
La combinaison de tous les instruments ci-dessus créera une base solide pour une expérience productive de salle de données virtuelle.
Une fois l’offre appropriée sélectionnée, il ne reste plus qu’à configurer la salle de données virtuelle pour la transaction à venir. Cela peut être fait en trois étapes.
Répertorier tous les utilisateurs potentiels et les répartir en groupes en fonction de leur rôle dans l'entreprise ou de leur contribution au projet accélérera considérablement le processus d'invitation.
Lors de l'attribution des autorisations, il est important de combiner sécurité et commodité. Cela signifie qu'il faut définir les conditions d'accès en fonction des responsabilités de chaque utilisateur dans le projet.
La dernière étape consiste à alimenter la salle de données virtuelle en contenu. Le plus simple est de créer d'abord une structure de dossiers, puis de transférer les documents en vrac.
Choisir la meilleure salle de données virtuelle peut s’avérer difficile, surtout si vous êtes novice dans le secteur et que vous n’avez jamais eu affaire à des virtual data rooms.
Il y a des nombreux fournisseurs de VDR sur le marché et chacun d’entre eux présente certains avantages et inconvénients.
Alors, comment choisir la meilleure data room pour vos besoins ? Naturellement, vous devez choisir en fonction des besoins de votre entreprise.
Tout d’abord, déterminez vos objectifs et les résultats que vous souhaitez obtenir.
Ensuite, comparez les virtual data rooms sur le web en tenant compte de critères tels que l’expertise, le modèle de prix, les mesures de sécurité, la capacité de stockage, etc.
En optant pour le tableau de comparaison des salles de données que nous avons établi ci-dessus, vous gagnerez beaucoup de temps dans votre enquête. Vous y trouverez déjà les 10 principaux fournisseurs qui sont les leaders du secteur. Il vous suffit de prendre en compte l’évaluation, l’examen et les commentaires de chaque fournisseur et de décider lequel est le meilleur pour vous.
Vous pouvez également choisir de comparer vous-même les virtual data rooms.
Que faut-il garder à l’esprit si vous optez pour cette solution ? Pour avoir une vue d’ensemble, nous vous recommandons de faire attention à ces critères lors de l’examen des virtual data rooms :
Voyons maintenant chacun de ces points plus en détail et, à titre d’illustration, comparons trois des meilleures data rooms : iDeals, Citrix et Datasite.
En règle générale, les fournisseurs de VDR fiables sont plébiscités par leurs clients.
Ainsi, si vous êtes à la recherche des meilleures virtual data rooms, recherchez les commentaires de leurs clients.
Pour cela, surveillez des plateformes d’évaluation populaires telles que Capterra et G2. Tenez compte de la note globale, du nombre d’avis reçus par le fournisseur et du caractère positif ou négatif de ces avis.
En ce qui concerne les fournisseurs que nous avons examinés, voici ce que nous avons découvert :
L’interface utilisateur de votre futur logiciel VDR est plus importante que vous ne le pensez.
Il faut qu’il soit facile de naviguer dans la salle de données virtuelle, quel que soit votre bagage technique. Et il ne s’agit pas seulement de la conception. La manière dont toutes les informations sont présentées, dont tous les dossiers sont organisés, et le fait qu’il y existe des options d’organisation automatique sont également importants.
Voici ce que les utilisateurs disent de la facilité d’utilisation d’iDeals, Citrix et Datasite :
Votre objectif initial en utilisant une salle de données virtuelle est probablement de partager des fichiers confidentiels avec plusieurs parties.
De toute évidence, il sera important pour vous de contrôler les autorisations dont dispose chacun des utilisateurs de la salle de données virtuelle.
Les meilleures data rooms offrent des fonctionnalités de base telles que l’authentification multifactorielle, des autorisations d’utilisateur granulaires, etc.
La sécurité de vos documents sensibles est la première chose que vous attendez d’un fournisseur de VDR.
Toutes les entreprises de virtual data rooms assurent la sécurité de vos documents à l’aide de différentes fonctions. Les plus courantes sont le filigrane dynamique, la rédaction, etc.
Nous avons examiné en détail ce que nos trois meilleurs fournisseurs de VDR ont à offrir, et voici nos observations :
En téléchargeant de gros volumes de données, vous et les autres utilisateurs devez pouvoir naviguer et gérer facilement tous ces fichiers.
Comment comparer les virtual data rooms en ce qui concerne les fonctions de gestion des données ? Naturellement, l’éventail des fonctionnalités que vous pouvez attendre d’un fournisseur particulier dépend principalement de la taille de votre entreprise. Par exemple, si vous avez une startup, le volume de votre documentation sera considérablement inférieur à celui d’une entreprise. Vous n’aurez donc pas besoin de nombreux outils de gestion des données.
Nous avons étudié de près la manière dont iDeals, Citrix et Datasite proposent de gérer la documentation que leurs clients téléchargent dans la data room.
La possibilité de suivre toutes les activités dans votre salle de données virtuelle pendant le projet renforce considérablement son efficacité.
Recherchez les fonctions d’analyse et de rapports proposées par un fournisseur particulier et décidez en fonction de la manière dont ces services répondent aux besoins de votre entreprise.
Si vous avez du mal à vous décider, prêtez attention à ce qui fait que chaque fournisseur de salle de données virtuelle se distingue des autres. En règle générale, chaque logiciel de VDR possède certaines fonctionnalités uniques qui ne sont pas proposées par les autres fournisseurs.
Après une comparaison approfondie des virtual data rooms, voici ce que nous avons découvert sur iDeals, Citrix et Datasite.
Lorsque vous recherchez la meilleure salle de données virtuelle, il est également important de tenir compte de la qualité de l’assistance clientèle offerte par chaque logiciel.
Faites attention aux moyens de contact proposés, à la rapidité avec laquelle vous obtenez une réponse et à la compétence de l’équipe.
Naturellement, le prix est l’un des facteurs clés qui peuvent influencer votre décision.
Les modèles de tarification des fournisseurs modernes de virtual data rooms sont très différents. Vous devez donc vous concentrer sur vos besoins et vous assurer que le rapport qualité-prix est justifié.
Voici ce que nous avons découvert sur les tarifs d’iDeals, Citrix et Datasite.
En considérant la comparaison détaillée d’iDeals, Citrix et Datasite ci-dessus, vous voyez que chaque fournisseur a ses avantages et ses inconvénients.
Lorsque vous choisissez une salle de données virtuelle, concentrez-vous principalement sur les besoins de votre entreprise et prêtez attention aux facteurs sur lesquels nous nous sommes appuyés pour comparer ces trois fournisseurs.
1. iDeals Virtual Data Room |
Un service de data room agile qui peut répondre aux besoins d’entreprises de différentes tailles dans n’importe quel secteur |
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2. Citrix Sharefile |
Système de sécurité à plusieurs niveaux, service fiable et intuitif |
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3. Datasite |
Axé sur les grandes entreprises, il dispose d’une interface très intuitive |
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4. Brainloop |
Son objectif principal: fournir un environnement d’échange sécurisé d’informations. |
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5. SmartRoom |
Une solution de data room pratique et fonctionnelle |
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6. BlackBerry Workspaces |
Convient aux appareils mobiles et avec la possibilité de partager des fichiers avec différents systèmes de gestion de contenu |
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7. Intralinks |
Fonctionne rapidement avec de gros volumes d’informations |
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8. Box VDR |
Offre des fonctionnalités de personnalisation, d’installation facile, d’expiration d’accès et de création de rapports |
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9. Drooms |
Convient pour l’échange de documents et la communication |
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10. CapLinked |
Suivi d’activité, sécurité des données |
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