Virtual data room providers

Qu’est-ce qu’un VDR ?

Une data room virtuelle est un espace de travail en ligne sécurisé qui permet aux parties autorisées de stocker et de partager des fichiers, et de collaborer dans le cadre d’activités professionnelles complexes.

Les solutions de data rooms virtuelles sont des applications axées sur la sécurité qui permettent de mettre en place des fonctions de sécurité solides tout au long du cycle de vie de la gestion de projet, de l’authentification de l’utilisateur à l’archivage du projet.

Une data room virtuelle en ligne peut également servir de plateforme de stockage et de collaboration dans le cloud pour les opérations quotidiennes, la gestion du conseil d’administration et tous les projets qui nécessitent des contributions simultanées de plusieurs parties. Parmi les exemples les plus courants d’applications de data rooms virtuelles, on peut citer les fusions et acquisitions, la due diligence des entreprises, les partenariats stratégiques et les levées de fonds.

Comparaison des 7 meilleurs logiciels de data rooms virtuelles

Ci-dessous, vous pouvez comparer les 7 meilleurs fournisseurs de VDR en fonction de la satisfaction des utilisateurs, des prix, de la facilité d’utilisation et d’autres critères. Ce tableau vous aidera à découvrir les principaux points forts des 7 meilleurs logiciels de data room et à choisir celui qui s’aligne sur vos objectifs commerciaux.

Grid de comparaison des produits VDR

Naviguer dans le vaste paysage des data rooms virtuelles (VDR) peut être accablant, c’est pourquoi nous avons pris l’initiative de simplifier le processus pour vous. S’appuyant sur des évaluations complètes et des expériences d’utilisateurs de première main sur des plateformes telles que G2, Capterra, Software Advice et GetApp, notre grille de comparaison offre une vue d’ensemble du marché des VDR.

Nous examinons en profondeur les mesures concernant la présence sur le marché, la satisfaction des utilisateurs, les capacités de gestion des documents, la facilité d’utilisation et les options de personnalisation.

Nous tenons à ce que nos informations soient toujours à jour, c’est pourquoi nous révisons et mettons à jour régulièrement notre grille afin que vous disposiez toujours des informations les plus récentes sur les fournisseurs de VDR.

Sélectionner judicieusement

Vous vous demandez comment choisir un logiciel de data room ? Choisir la meilleure data room virtuelle peut s’avérer difficile, surtout si vous êtes un nouveau venu dans le secteur et que vous n’avez jamais eu affaire à des data rooms virtuelles auparavant.

Il existe plus de 100 fournisseurs de data rooms pour les fusions et acquisitions sur le marché, et chacun d’entre eux présente certains avantages et inconvénients.

Comment choisir alors la data room virtuelle la mieux adaptée aux besoins de l’entreprise ? Comparez les services de data rooms virtuelles et voyez si leurs caractéristiques s’alignent sur les exigences de votre projet.

Quels sont les critères auxquels il faut prêter attention lors de la comparaison des data rooms ?
Le tableau de comparaison des data rooms que nous avons établi ci-dessus présente les 10 meilleurs fournisseurs de data rooms, et il pourrait permettre de gagner du temps de manière significative lors de l’enquête. Néanmoins, il est possible d’effectuer soi-même une comparaison des data rooms virtuelles. D’après notre expérience, les utilisateurs obtiennent les meilleurs résultats avec les services de data room s’ils prêtent attention aux critères de sélection des logiciels de VDR suivants.

Cas d’utilisation

D’après nos recherches, les data rooms ont beaucoup à offrir aux petites, moyennes et grandes entreprises dans de nombreux secteurs. Toutefois, d’après les données récentes, plusieurs secteurs d’activité sont ceux qui font le plus appel aux data rooms virtuelles.

Voici les principaux cas d’utilisation des data rooms virtuelles par ordre de popularité.

Fusions et acquisitions et diligence raisonnable

Les M&A sont cruciales pour la croissance et le développement de toutes les entreprises, des petites aux grandes. Le plus grand défi de toute transaction de fusion et d’acquisition est de procéder à une due diligence approfondi. Les différentes parties doivent examiner d’énormes quantités de documents dans des délais relativement courts.

Les solutions VDR de premier ordre contribuent à créer des environnements professionnels agiles et équipés pour accéder aux fichiers nécessaires en quelques secondes, ce qui permet de prendre des décisions clés plus rapidement.

Étude de cas : EW Scripps

En 2017-2018, EW Scripps a utilisé la data room virtuelle Ideals pour vendre avec succès plus de 30 stations de radio pour un total de 85 millions de dollars. L’entreprise a considérablement simplifié la due diligence en utilisant la data room virtuelle :

• Elle a contrôlé l’accès aux informations confidentielles grâce à huit niveaux d’autorisation et à des outils innovants de sécurisation des documents.
• Élimination des silos de communication et centralisation du processus de diligence raisonnable grâce à des flux de questions et réponses personnalisables, à des discussions intégrées, à la rédaction de documents et à des outils de messagerie.
• Suivi de chaque action et responsabilisation à 100 % grâce au système de reporting intégré et à la piste d’audit complète.

1. Ideals

4.9

2. Citrix

4.6

3. Datasite

4.5

4. Brainloop

4.3

5. SmartRoom

4.1

6. BlackBerry

3.9

7. Intralinks

3.7

8. Box

3.5

9. Drooms

3.4

10. CapLinked

3

Fonds et capital-investissement

Les fonds et les sociétés de capital-investissement de premier plan traitent généralement beaucoup d’informations confidentielles. Il faut donc renforcer la sécurité et la transparence interne.Les data rooms virtuelles offrent de nombreux outils de collaboration pour tout processus, de la levée de fonds au conseil en investissement, en sécurisant les données des utilisateurs et en autorisant l’accès aux analyses de l’activité de la data room.

Étude de cas : Groupe Heritage

Heritage Group est une société d’investissement axée sur les soins de santé qui gère plus de 700 millions de dollars dans le cadre de trois fonds d’investissement privés.En 2020, Heritage Group a utilisé SmartRoom pour améliorer la gestion des données et les audits :

• Garantir une sécurité optimale des communications avec les investisseurs grâce à des outils de sécurité au niveau des documents et à la récupération de l’accès à distance.
• Partager avec les investisseurs des informations dynamiques sur les fonds et des documents sur les transactions en temps réel grâce à des portails d’information pour les investisseurs et à des alertes d’activité.
• Réduction de 30 % des redondances administratives grâce à de solides flux de questions et réponses et à l’intégration de la signature électronique.

Juridique

Les avocats et les cabinets juridiques doivent se conformer à des réglementations strictes pour garantir la légitimité de leur activité.Dans le même temps, ils doivent gérer de nombreux documents sensibles et informations commerciales confidentielles.

Cela signifie que le segment de marché juridique est l’un des premiers à bénéficier des fonctionnalités de pointe de la data room virtuelle, telles que le cryptage, le contrôle d’accès et la récupération à distance.

Étude de cas : DMH Stallard

DMH Stallard est un cabinet d’avocats britannique qui compte plus de 50 ans d’expérience et plus de 380 professionnels du droit hautement qualifiés. DMH Stallard a utilisé la data room de Dfin Venue pour améliorer ses services quotidiens :

• Garantir une sécurité solide des données des clients grâce au filigrane, à l’accès basé sur les rôles, à l’analyse antivirus et au cryptage des données.
• Augmentation de l’efficacité du flux de travail grâce à un accès rapide au stockage central des documents et à un processus de questions/réponses pratique.
• Assurer la conformité GDPR dans les transactions avec les clients grâce à des outils de reporting de protocole et des fonctions de sécurité des données de premier ordre.

Banque d’investissement

En tant qu’institutions financières opérant principalement sur une base de conseil, les banques d’investissement ont besoin de solutions logicielles qui combinent des communications simples et efficaces avec un stockage de données à fort enjeu. Les banquiers d’affaires utilisent les data rooms pour partager des fichiers confidentiels, rassembler des informations, effectuer des vérifications préalables, présenter des cibles à des acheteurs potentiels et contribuer à l’intégration post-transactionnelle.

Étude de cas : Crédit Suisse

Credit Suisse, un groupe international de conseil en fusions et acquisitions, facilite des centaines de transactions bancaires d’investissement chaque année. En 2015, Credit Suisse a réussi à améliorer les processus de Q&A en utilisant la data room virtuelle d’Intralinks :

• Traitement de plus de 2 500 questions-réponses au total et économie de 3 à 4 heures par jour grâce à des outils avancés de gestion des questions-réponses.
• Suivi et partage des documents et de l’activité des utilisateurs grâce à des tableaux de bord informatifs.
• La sécurité et la confidentialité des processus de questions-réponses ont été assurées grâce aux autorisations accordées aux utilisateurs.

Industrie biotechnologique et pharmaceutique

Le secteur des soins de santé et des sciences de la vie traite des quantités considérables de données confidentielles, telles que des informations sur les patients, des résultats de recherche, etc. L’absence de sécurisation de ces données peut entraîner l’espionnage de concurrents, voire un procès en bonne et due forme.

Les data rooms aident les entreprises du secteur des sciences de la vie à protéger les informations sensibles et à s’y retrouver dans des procédures complexes et fastidieuses, telles que l’octroi de licences. En stockant toute la documentation nécessaire dans un espace centralisé, les entreprises peuvent obtenir les licences nécessaires beaucoup plus rapidement.

Étude de cas : SyneuRx

SyneuRx est une société de biotechnologie taïwanaise qui développe des traitements à base de COVID-19. En 2022, SyneuRX s’est associée à Ideals pour protéger les données de ses clients et ses découvertes cliniques. L’entreprise a utilisé la data room pour :

• Sécuriser les découvertes cliniques tout en partageant les données entre des centaines d’utilisateurs grâce au contrôle à distance des données, aux dossiers de confidentialité et à l’accès basé sur les rôles.
• Communiquer simultanément avec des investisseurs américains, chinois et européens sur des portails d’investisseurs distincts.
• Se conformer aux normes ISO 27001, GDPR, GCP, HIPAA et autres pour les entreprises médicales et biotechnologiques grâce à une VDR axée sur la conformité.

12 raisons pour les quelles les entreprises choisissent les virtual data rooms

Comment mettre en place une salle de données virtuelle en 3 étapes rapides

Une fois l’offre appropriée sélectionnée, il ne reste plus qu’à configurer la salle de données virtuelle pour la transaction à venir. Cela peut être fait en trois étapes.