Les meilleurs fournisseurs de virtual data rooms

Les virtual data rooms sont désormais un élément inévitable de toute transaction commerciale numérique. Des entreprises de toutes tailles utilisent les salles de données comme des espaces de stockage, plateformes de communication et outils de décision stratégique. 

Une salle de données électronique bien choisie offre des niveaux de sécurité, de fonctionnalité et de polyvalence sans précédent. Les négociateurs disposent désormais d’un nombre illimité d’options pour tirer parti d’outils sophistiqués et de flux de travail préconçus et traiter plus rapidement toute transaction.

La commodité et la disponibilité des data rooms virtuelles ont rendu le concept de data room physique presque obsolète dans tous les secteurs. 

Qu’est-ce qu’une data room virtuelle ?

Une data room virtuelle (salle de données, data room ou virtual data room) est une plateforme en ligne qui combine le stockage en nuage avec différents outils pour les transactions importantes. Une data room numérique peut être particulièrement utile pour les processus qui impliquent le partage de gros volumes de documentation, car elle fonctionne comme un dépôt numérique des documents de l’entreprise.

Une salle de données en ligne peut également servir de plateforme de collaboration pour les opérations quotidiennes, la gestion du conseil d’administration et tous les projets qui nécessitent la contribution simultanée de plusieurs parties. Parmi les exemples les plus courants d’utilisation de virtual data rooms, citons les fusions et acquisitions, la vérification diligente des entreprises, la gestion de portefeuille et la levée de fonds. 

Dans quelles industries les virtual data rooms sont utilisés le plus? 

Les data rooms ont beaucoup à offrir aux petites, moyennes et grandes entreprises dans de nombreux secteurs. Il y a toutefois des secteurs pour lesquels ces logiciels sont particulièrement importants. Les voici:

Fusions et acquisitions et vérification diligente

Les fusions et acquisitions sont cruciales pour la croissance et le développement des petites et grandes entreprises. En outre, de nombreux secteurs, tels que les start-ups technologiques, comptent uniquement sur l’acquisition comme stratégie de sortie ou comme étape importante. 

Le plus grand défi de toute transaction de fusion et d’acquisition est la vérification diligente (due diligence). Les parties prenantes dans la transaction doivent examiner d’immenses quantités de documents dans des délais relativement courts.

Les virtual data rooms permettent de créer des environnements agiles et équipés pour accéder aux fichiers nécessaires en quelques secondes, ce qui permet de prendre des décisions clés plus rapidement. Les petites sociétés comme les entreprises bénéficient de l’accessibilité universelle et des solutions automatisées offertes par les solutions modernes de salles de données.

Fonds et capital-investissement

Les fonds de prestige et les sociétés de capital-investissement traitent généralement un grand nombre de données confidentielles. Cela exige une sécurité et une transparence interne accrues. Les virtual data rooms offrent de nombreux outils pour tout processus, de la levée de fonds au conseil en investissement, en sécurisant les données des utilisateurs et en donnant accès à diverses analyses. 

Juridique

Les avocats et les cabinets juridiques doivent se conformer à des réglementations strictes pour garantir la légitimité de leur pratique. Et en même temps, ils doivent prendre soin de nombreux documents sensibles et informations privées. 

Cela signifie que le secteur juridique est l’un des premiers à bénéficier des fonctionnalités de pointe des virtual data rooms telles que le cryptage, les contrôles d’accès et la récupération à distance. 

Banque d’investissement

En tant qu’institutions financières opérant principalement sur une base de conseil, les banques d’investissement ont besoin de solutions logicielles qui combinent des communications simples avec un stockage de données à haut risque. Les banquiers investisseurs utilisent les salles de données pour recueillir des informations, effectuer des vérifications préalables, présenter des cibles à des acheteurs potentiels et aider l’intégration post-transactionnelle. 

Outre une sécurité avancée, les salles de données permettent également aux banques d’investissement de maintenir l’organisation de leurs opérations en améliorant la responsabilisation des employés et en rationalisant les rapports.

Industrie biotechnologique et pharmaceutique

La santé est un autre secteur qui traite des quantités croissantes de données confidentielles, telles que des informations sur les patients, des résultats de recherche, etc. L’absence de sécurisation de ces données peut entraîner l’espionnage de la concurrence, voire un procès à grande échelle. 

Outre le fait qu’elles aident leurs utilisateurs à protéger les fichiers sensibles, les salles de données permettent de s’orienter dans des procédures complexes et fastidieuses telles que l’octroi de licences. En stockant toute la documentation nécessaire dans un espace centralisé, les entreprises peuvent obtenir les licences requises beaucoup plus rapidement. 

1. iDeals
4.9
2. Citrix
4.6
3. Datasite
4.5
4. Brainloop
4.3
5. SmartRoom
4.1
6. BlackBerry
3.9
7. Intralinks
3.7
8. Box
3.5
9. Drooms
3.4
10. CapLinked
3

Quels autres secteurs utilisent des virtual data rooms ?

Une grande partie des commentaires que nous avons reçus dans le cadre de notre recherche sur l’industrie des salles de données indiquent que plusieurs autres secteurs utilisent plus qu’avant les virtual data rooms. Vous trouverez ci-dessous trois des exemples les plus remarquables. 

L’immobilier

Les sociétés immobilières se tournent vers les data rooms virtuelles pour gérer leurs portefeuilles, communiquer avec des investisseurs potentiels et suivre des projets à long terme. Les outils de la data room permettent aux entreprises d’adopter une approche éclairée des transactions immobilières et de simplifier la gestion des documents. 

De plus, les capacités du référentiel créent un registre facile à consulter de toutes les transactions financières et de développement passées, ce qui facilite grandement la localisation des documents lors des transactions à haut risque. 

Investissements dans les start-ups

Les investisseurs utilisent les virtual data rooms comme une plateforme stratégique où ils comparent les opportunités, demandent les documents requis et effectuent une vérification diligente. Les transactions réussies peuvent ensuite être transférées dans la section “portefeuille” de la data room. 

En même temps, les start-ups peuvent utiliser les solutions de la data room virtuelle pour commercialiser leur entreprise, organiser le développement de l’entreprise et se préparer à des acquisitions, des fusions ou d’autres transitions majeures. 

IPO

Lors du dépôt de l’offre publique initiale, les organisations doivent rassembler un grand nombre de documents à déposer. Nombre de ces dossiers sont hautement confidentiels et nécessitent un niveau de sécurité supplémentaire. De plus, le processus d’introduction en bourse fait souvent appel à des consultants tiers, ce qui rend impératives les fonctionnalités de collaboration des salles de données.

12 raisons pour les quelles les entreprises choisissent les virtual data rooms

1

Des niveaux de sécurité inégalés pour les documents confidentiels

2

Organisation et distribution simplifiées des documents

3

Espace de travail centralisé avec des flux de travail transparents et une responsabilité accrue

4

Rentabilité par rapport aux salles de données traditionnelles

5

Solutions fonctionnelles pour la collaboration et la prise de décision à distance

6

Traitement accéléré des transactions, de la vérification diligente à l'intégration.

7

L'investissement dans une data room garantit l'image d'une entreprise fiable et tournée vers l'avenir.

8

Accessibilité polyvalente des données et des personnes

9

Des possibilités illimitées pour tous les types de projets

10

Les salles de données ne nécessitent généralement pas de matériel ou de modules d'extension supplémentaires.

11

Possibilité de tirer parti de l'expertise et des conseils du fournisseur.

12

Amélioration de la communication grâce aux chats intégrés, aux questions-réponses, aux appels vidéo, etc.

Quelles sont les caractéristiques de sécurité les plus importantes dans les virtual data rooms ?

La sécurité des données est une des principales préoccupations des entreprises modernes. L’exigence d’une protection à toute épreuve et constamment mise à jour incite les entreprises à confier leurs données confidentielles à des virtual data rooms. Un logiciel de salle de données avancé garantit que les fichiers des utilisateurs ne seront pas compromis à plusieurs niveaux. 

data rooms caracteristiques

Certifications de sécurité 

Les fournisseurs de salles de données réputés veillent à ce que leurs produits respectent les normes de sécurité en vigueur dans leur secteur et dans leur pays. La meilleure façon de savoir si un fournisseur prend la sécurité au sérieux est de vérifier s’il a des certifications telles que ISO 27001, HIPAA et SOC 2.

Sécurité de l’accès

Le niveau suivant de protection des données consiste à contrôler qui peut y accéder et comment ils sont autorisés à interagir avec elles. Le partage sécurisé des fichiers dans les virtual data rooms est assuré par l’attribution de privilèges spécifiques selon le rôle de chaque utilisateur.  

Cette catégorie de mesures de sécurité permet de protéger les données sensibles, de surveiller toutes les interactions et de prévenir les menaces de fuite interne. 

Sécurité des documents

En plus de s’assurer que les données confidentielles ne sont accessibles qu’à des utilisateurs autorisés, les administrateurs peuvent attribuer des niveaux de protection supplémentaires. Parmi les exemples de sécurité des documents, citons les autorisations de lecture seule, des fenêtres pop-up pour les accords de confidentialité, et les historiques d’activité détaillés. 

Sécurité des communications

En plus de la protection des fichiers, les virtual data rooms permettent d’échanger des informations en toute sécurité en créant un environnement sécurisé pour tous les types de communication. Par exemple, les utilisateurs peuvent choisir de former des groupes et de discuter de certains sujets en privé alors que toutes leurs interactions sont cryptées.

Une data room de confiance est une plateforme sécurisée qui permet aux utilisateurs de stocker et de gérer leurs documents sensibles en toute confiance. L’aspect le plus important est de choisir un fournisseur qui offre l’ensemble des fonctions de sécurité, et le niveau de conformité requis par les règlements gouvernementaux.

Quelles sont les caractéristiques et les fonctions des virtual data rooms ? 

Les virtual data rooms offrent à leurs utilisateurs un éventail presque illimité d’outils et fonctions. Cependant, il y en a quelques-unes qui sont vraiment essentielles:

Fonctions de gestion des documents

Les virtual data rooms permettent aux utilisateurs d’accéder sans effort aux documents depuis n’importe quel appareil ou endroit. L’espace numérique élimine la nécessité de stocker des copies physiques, ce qui réduit les coûts et les efforts liés au maintien d’archives traditionnelles. Les fonctions supplémentaires qui élèvent l’expérience de gestion des documents des utilisateurs comprennent :

Gestion des utilisateurs

Une salle de données bien conçue comporte plusieurs niveaux d’accès qui déterminent les types de données auxquelles chaque utilisateur peut accéder, aussi bien que les actions qu’il peut faire sur la plateforme. D’autres fonctions qui facilitent la gestion des utilisateurs sont les suivantes:

Facilité d’utilisation

Les utilisateurs de virtual data rooms viennent de toutes sortes de milieux techniques, ce qui veut dire que le logiciel doit être suffisamment simple pour que chacun puisse l’utiliser efficacement. Les deux principaux aspects d’une convivialité avancée sont une interface intuitive et un déploiement polyvalent, qui inclut la compatibilité avec tous les systèmes d’exploitation, y compris Windows, Linux et macOS.

Parmi les autres caractéristiques qui élèvent l’expérience utilisateur, citons :

Fonction de rapport

Le suivi des activités et les rapports permettent d’examiner le nombre exact d’utilisateurs qui ont interagi avec des documents spécifiques, d’évaluer leur engagement et de réorienter le flux de travail si nécessaire. Les fonctions de rapport suivantes sont les plus utiles aux négociateurs :

Fonctions de communication

Les virtual data rooms permettent plusieurs niveaux de communication à distance. Avec la bonne technologie, les utilisateurs peuvent discuter de leurs affaires par le biais de chats, d’appels, de courriels, etc. Les fonctions typiques qui améliorent la communication dans les salles de données sont les suivantes :

Assistance à la clientèle

Une équipe de support client efficace est essentielle à une expérience réussie dans une salle de données. La meilleure façon d’évaluer la qualité de l’assistance est de demander une démo gratuite ou de s’inscrire à une période d’essai et de rechercher des caractéristiques telles que :

La combinaison de tous les instruments ci-dessus créera une base solide pour une expérience productive de salle de données virtuelle.

Comment mettre en place une salle de données virtuelle en 3 étapes rapides

Une fois l’offre appropriée sélectionnée, il ne reste plus qu’à configurer la salle de données virtuelle pour la transaction à venir. Cela peut être fait en trois étapes.

Créer des groupes et inviter les utilisateurs

Répertorier tous les utilisateurs potentiels et les répartir en groupes en fonction de leur rôle dans l'entreprise ou de leur contribution au projet accélérera considérablement le processus d'invitation.

Définir les autorisations

Lors de l'attribution des autorisations, il est important de combiner sécurité et commodité. Cela signifie qu'il faut définir les conditions d'accès en fonction des responsabilités de chaque utilisateur dans le projet.

Ajouter des documents et des fichiers

La dernière étape consiste à alimenter la salle de données virtuelle en contenu. Le plus simple est de créer d'abord une structure de dossiers, puis de transférer les documents en vrac.

Comparaison des virtual data rooms : comment choisir une salle de données virtuelle ?

Choisir la meilleure salle de données virtuelle peut s’avérer difficile, surtout si vous êtes novice dans le secteur et que vous n’avez jamais eu affaire à des virtual data rooms. 

Il y a des nombreux fournisseurs de VDR sur le marché et chacun d’entre eux présente certains avantages et inconvénients. 

Alors, comment choisir la meilleure data room pour vos besoins ? Naturellement, vous devez choisir en fonction des besoins de votre entreprise. 

Tout d’abord, déterminez vos objectifs et les résultats que vous souhaitez obtenir. 

Ensuite, comparez les virtual data rooms sur le web en tenant compte de critères tels que l’expertise, le modèle de prix, les mesures de sécurité, la capacité de stockage, etc. 

À quoi faut-il faire attention lors de la comparaison des salles de données ? 

En optant pour le tableau de comparaison des salles de données que nous avons établi ci-dessus, vous gagnerez beaucoup de temps dans votre enquête. Vous y trouverez déjà les 10 principaux fournisseurs qui sont les leaders du secteur. Il vous suffit de prendre en compte l’évaluation, l’examen et les commentaires de chaque fournisseur et de décider lequel est le meilleur pour vous.

Vous pouvez également choisir de comparer vous-même les virtual data rooms. 

Que faut-il garder à l’esprit si vous optez pour cette solution ? Pour avoir une vue d’ensemble, nous vous recommandons de faire attention à ces critères lors de l’examen des virtual data rooms :

Voyons maintenant chacun de ces points plus en détail et, à titre d’illustration, comparons trois des meilleures data rooms : iDeals, Citrix et Datasite.

Comparaison des salles de données virtuelles : ce qu'il faut rechercher

En considérant la comparaison détaillée d’iDeals, Citrix et Datasite ci-dessus, vous voyez que chaque fournisseur a ses avantages et ses inconvénients. 

Lorsque vous choisissez une salle de données virtuelle, concentrez-vous principalement sur les besoins de votre entreprise et prêtez attention aux facteurs sur lesquels nous nous sommes appuyés pour comparer ces trois fournisseurs.

FAQ

Le coût des services de salle de données virtuelle varie en fonction du modèle de tarification et du fournisseur. Les éléments à prendre en compte sont les objectifs de votre projet, car chacun d'entre eux peut être converti en une fonction au sein de la VDR. En général, les fournisseurs peuvent facturer par page, par utilisateur ou par taille de stockage. Il peut également y avoir un tarif mensuel fixe pour un ensemble particulier de fonctions. Le prix peut encore augmenter si le fournisseur de VDR propose d'autres fonctions avancées.
Une salle de données virtuelle est un référentiel en ligne sécurisé permettant de stocker et de partager des données entre les parties intéressées. Elle est couramment utilisée lors des négociations de fusions et acquisitions. La fonctionnalité standard comprend des éléments tels que des autorisations avancées, un outil de questions-réponses, une authentification multifactorielle, des rapports et des entrées de suivi, etc. Dans la plupart des cas, la préférence est donnée à une solution en nuage afin qu'aucune installation ne soit nécessaire.
La "data room" est un référentiel en ligne permettant de stocker des données sensibles et confidentielles pour les entreprises. Une data room est généralement utilisée à des fins juridiques, de vérification diligente et des fusions et acquisitions. Avant les data rooms virtuelles, les entreprises n'utilisaient que des data rooms physiques, qui étaient des bureaux standards avec un niveau de protection plus élevé. Les virtual data rooms constituent un pas en avant et ont déplacé l'emplacement traditionnel du bureau vers le dépôt en ligne. Les fonctionnalités de la VDR se sont diversifiées : outre la sauvegarde des informations de l'entreprise, il est désormais possible de suivre les entrées et les flux de données, d'effectuer des transactions financières, de modifier/supprimer/mettre à jour les fichiers ajoutés, etc.
L'objectif et la fonctionnalité des data rooms dans les banques d'investissement ne diffèrent pas de manière significative de leur utilisation dans d'autres domaines. Une salle de données d'une banque d'investissement est un entrepôt en ligne qui permet à tout utilisateur autorisé, n'importe où dans le monde, d'accéder à des fichiers téléchargés. Les virtual data rooms simplifient les contrôles préalables pour les deux parties à l'opération, leur permettant de gérer plus efficacement les opérations de fusion et d'acquisition. De leur part, les banquiers d'affaires peuvent contrôler les utilisateurs qui entrent dans la VDR, en suivant la durée des sessions et la documentation sur laquelle ils ont travaillé.
L'utilisation typique des virtual data rooms est la fusion et l'acquisition, principalement son processus de vérification diligente, qui nécessite le stockage et le partage d'énormes quantités de fichiers sur l'entreprise cible. Ces référentiels en ligne peuvent s'avérer utiles pour les entreprises qui ont des gros volumes de données à stocker, ou qui doivent organiser l'accès à distance de plusieurs utilisateurs aux informations simultanément, tout en garantissant la confidentialité des documents.
Plusieurs différences cruciales ne permettent pas de considérer Dropbox comme une salle de données virtuelle. L'une d'entre elles est que, malgré son développement et ses mises à jour révolutionnaires, Dropbox est conçu pour simplifier le partage de données entre internautes sans contribuer à sa sécurité. La structure du logiciel diffère aussi de celle des VDR. Alors que Dropbox est basé sur un dossier principal contenant toutes les données, les data rooms comprennent des projets séparés avec un accès autorisé à chacun d'eux. En outre, l'assistance d'une équipe de soutien permet de mener à bien une transaction de fusion et d'acquisition par le biais d'une salle de données virtuelle, et Dropbox n'est pas suffisamment sécurisé et professionnel pour mener à bien une transaction commerciale sérieuse.
Les fusions et acquisitions (Fusac) se produisent lorsque l'entreprise cible vend son offre à des soumissionnaires potentiels afin de recevoir les revenus prévus. Cette transaction ne peut être conclue sans que l'acheteur n'effectue des contrôles de vérification diligente et n'analyse des informations sensibles et confidentielles. Les virtual data rooms four les fusions-acquisitions sont nécessaires car elles sont conçues pour conserver toutes les informations relatives à la transaction dans une solution cloud sécurisée, et permettent le partage et la mise à jour des documents sans problème.
Le logiciel de data room est une solution numérique unique permettant de stocker et de partager des données sensibles et exclusives avec les parties intéressées lors des opérations de fusion et acquisition ou d'autres formes de transactions commerciales. Les documents téléchargés sont protégés par des technologies de cryptage, d'authentification multifactorielle et des autorisations configurables basées sur les rôles. Sachant que plusieurs utilisateurs peuvent accéder aux fichiers stockés simultanément, il est possible de contrôler leurs performances avec des ensembles de règles distincts.
La vérification diligente — "due diligence" en anglais — est le processus qui consiste à vérifier la fiabilité et les avantages de l'offre de l'entreprise cible, à choisir la stratégie la plus appropriée pour les opérations de fusion et d'acquisition et à vérifier l'adéquation de l'opération. Le processus commence lorsque les parties signent la lettre d'intention (LOI), ce qui est requis dans presque toutes les fusions et acquisitions. La vérification diligente implique l'investigation et l'audit de toutes les données relatives aux activités de l'organisation acquise, y compris les registres de l'entreprise, les états financiers, les contrats avec les clients, les listes de propriété intellectuelle, les biens immobiliers et tout autre actif, etc. Ces données peuvent être stockées dans une VDR conçu pour la vérification diligente des fusions et acquisitions. Cette étape permet à l'acheteur de définir si la transaction en vaut la peine.
Outre la préparation des données à stocker et à partager via la data room, les parties intéressées doivent sélectionner un fournisseur de VDR fiable et réputé. Une fois la tâche terminée, pour créer une data room, il suffit d'ouvrir le référentiel, de créer des groupes de documents, d'inviter de nouveaux utilisateurs en ajoutant leurs adresses de courriel et de personnaliser l'accès des utilisateurs aux documents et fichiers ajoutés.
Les data rooms simplifient le stockage et le partage des données sensibles et commerciales de toute entreprise. Cela est particulièrement utile lors des accords de fusion et d'acquisition. Simultanément, le logiciel de data room garantit un niveau de sécurité élevé et favorise une prise de décision plus rapide du côté du vendeur et de l'acheteur. La raison en est la possibilité d'analyser des données depuis n'importe quelle partie du monde sans avoir à se rendre sur le site de l'entreprise cible et sans avoir des possibilités limitées par vérification ponctuelle. Les virtual data rooms ont tendance à être plus rentables et plus intuitives dans leur fonctionnement et leur ajustement à long terme.