Fournisseurs des data rooms virtuelles

Dans l’environnement actuel des affaires des data rooms virtuelles (virtual data room ou VDR) ont révolutionné le processus de transaction. Qu’est ce qu’une data room virtuelle ? La data room virtuelle est un stockage en cloud qui est protégé contre l’accès de personnes non autorisées, car de nombreuses fonctions ont été implémentées pour la protection des données et le contrôle d’accès. Tous ou certains des documents peuvent être visualisés en temps réel par les participants autorisés. Vous n’avez pas besoin d’un service de messagerie ou d’autres programmes de partage de fichiers pour partager des données importantes avec des collègues et des partenaires. Une data room virtuelle utilise des protocoles de cryptage pour la sécurité des informations elles-mêmes et de leurs processus d’échange.

Aujourd’hui, une data room est devenue un lieu sécurisé en ligne de rencontre pour toutes les parties impliquées dans la transaction. En fournissant le plein contrôle en cours des processus de due diligence en ligne, ces référentiels sécurisés de données en ligne simplifient la coopération entre toutes les parties. La data room a évolué pour devenir un outil pour faciliter le cours entier de la transaction, pas seulement pour effectuer la diligence raisonnable. En dehors des fusions et acquisitions, le logiciel de la data room est largement utilisé pour des transactions telles que le regroupement de prêts, les capitaux propres privés et le capital- risque. Généralement, des salles de données virtuelles sont largement utilisées dans de nombreuses industries, y compris les suivantes:

En conséquence, des fournisseurs des salles de données virtuelles en ligne apparaissent sur le marché presque chaque jour. Beaucoup d’entre eux offrent des services similaires, tels que la sécurisation de stockage des données, la gestion et le partage de données. Les autres fonctions peuvent varier énormément. Les meilleurs des salles de données virtuelles offrent un niveau militaire de sécurité, le support multilingue, la recherche en texte intégral, un lien intérieur entre des documents, et une vaste sélection d’autres fonctions avancées.

Quelles sont les fonctions qu’une virtual data room offre?

En général, l’objectif principal de tout virtual data room est de stocker, de gérer et d’échanger de manière sécurisée des données les plus précieuses au cours de la négociation de l’accord. En outre, les fournisseurs de salle de données virtuelle aident la vente afin d’être mieux préparés pour la négociation et d’avoir une bonne planification stratégique. Alors que le vendeur peut examiner en détail tous les documents et prévoir tous les dangers et les risques. C’est pourquoi les principales caractéristiques à rechercher dans chaque data room doivent inclure les fonctions suivantes :

  • Gestion de données sécurisé (le cryptage des données, la protection contre les virus, la prévention contre le vol de compte, etc)
  • Gestion des droits numériques
  • Outils de filtrage des documents
  • Recherche avancée dans toute la data room
  • Suivi de l’activité et la piste d’audit
  • Compatibilité
  • Compatible avec des documents multiformat
  • Chargement en masse
  • Faites glisser et déposer des fichiers
  • Support technique
  • Possibilité d’avoir de nombreux projets dans un seul compte.

En plus de cela, les meilleures data rooms offrent un certain nombre d’options de sécurité avancée, en particulier, de multiples étapes de l’authentification de la connexion, la désactivation du bouton d’Impression d’écran, questions-réponses (Q&A), l’accès limité dans le temps et par IP, l’intégration à Microsoft Office et des filigranes dynamiques. De plus, certains fournisseurs de data rooms offrent une formation personnalisée si vous en avez besoin.

Notre meilleure sélection de data rooms


iDeals Virtual Data Room

La data room iDeals est un puissant outil de partage des données utilisé par plus de 4 000 entreprises dans le monde entier, y compris de nombreuses entreprises Fortune 1000 depuis 2008. Ce succès repose sur une constante approche de l’innovation, y compris les constants efforts de I+D, une puissante infrastructure de cloud, des services à la clientèle disponibles 24h/7. Avec la technologie avancée de partage de documents, et la sécurité inviolable, les négociateurs du monde entier peuvent conformer pleinement aux exigences de due diligence. Lire la suite…

Intralinks Data Room 

Intralinks est un fournisseur mondial de technologie de gestion de contenu sécurisé et de solutions de collaboration. Fondé en 1996, Intralinks permet l’échange, le contrôle et la gestion de l’information entre les organisations à travers de leurs salles de données virtuelles et des solutions des espaces des accords , appropriés pour le partage des données à l’intérieur et à l’extérieur du pare-feu d’entreprise. Le produit principal de l’entreprise, Intralinks data room, soutient des solutions de la collaboration stratégique pour une variété d’industries, y compris les services financiers, les sciences biotiques, propriété intellectuelle, la technologie et la fabrication. Lire la suite…

Datasite

Merrill DataSite est une solution de data room sécurisée qui accélère la diligence raisonnable en matière de fusions et d’acquisitions, l’offre publique initiale, ou toutes transactions nécessitant l’effort d’une due diligence. Les solutions de data rooms que Merrill DataSite met à disposition permettent aux clients de remplir rapidement, efficacement, et de faire de meilleures transactions. Explorez comment Merrill DataSite réduit considérablement le temps de transaction et le coût des accords via la présentation des documents dans la data room virtuelle. Lire la suite… 

Brainloop 

La data room sécurisée Brainloop est un espace virtuel avancé avec une architecture complète de sécurité des données, disponible dans le monde entier 24 heures par jour et 7 jours par semaine via navigateur web et dispose et de ses propres applications pour les tablettes. Brainloop assure la collaboration sécurisée dans un espace de travail en ligne sécurisé lors de la livraison d’une protection de bout en bout pour des documents confidentiels. Découvrez pourquoi les entreprises du monde entier utilisent les salles de conférence Brainloop pour les communications, les processus de la recherche et le développement, le travail juridique et tout autre domaine dans lequel vous avez besoin d’échanger des documents confidentiels. Lire la suite…

SmartRoom VDR

SmartRoom fournit ses services de la salle de données virtuelle pour de nombreux domaines d’activités, tels que les marchés de capitaux, les solutions juridiques, l’échange d’entreprise, M&A (fusion-acquisition). L’hébergement et le partage sécurisés des documents entre les partenaires, la gestion pratique de l’information délicate de l’entreprise, la discussion confidentielle des données directement dans la plate-forme… Lire la suite…

Blackberry Workspaces

Blackberry Workspaces vous offre une solution sécurisée pour le partage des données et de la distribution avec votre data room qui met à disposition des utilisateurs une collaboration plus simple ainsi qu’une augmentation de leur productivité. En unissant la sécurité centrée sur les données avec une expérience conviviale, cette data room applique la sécurité de la gestion avancée des droits numériques (DRM) aux documents envoyés à partir des référentiels de contenu de votre entreprise préférée vers de multiples destinations à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation, y compris le web, desktop et mobile. Lire la suite…

Box Data Room

Box data room est un système de gestion de contenu sécurisé et une plate-forme d’échange fondée en 2005. Récemment Box file a introduit un service de salles de données virtuelles avec fonctions avancées de sécurité, la gestion des droits numériques et un système pratique de stockage de fichiers qui permet de télécharger les contrats, les états financiers, et d’autres fichiers de la diligence raisonnable. De nombreuses couches de protection maintiennent les informations commerciales sensibles protégées et en sécurité en aidant les équipes et les entreprises de toutes les industries à partager, à gérer et à collaborer avec leurs informations les plus importantes de n’importe quel endroit et à partir de n’importe quel appareil. Lire la suite…

Data rooms pour M&A

M&A (fusion-acquisition) sont un processus dans lequel les salles de données virtuelles sont essentielles pour la sécurité et la commodité des deux parties prenant la procédure. Toutes les parties doivent avoir accès aux informations pour effectuer des transactions. Avant le développement de la salle des données, les documents étaient présentés dans un espace physique. Avec les avantages d’une data room M&A , il est facile de comprendre pourquoi de nombreuses entreprises ont abandonné la méthode obsolète de stockage de la documentation.

En ce qui concerne l’aspect financier. Il y a à peine 10 ans, les vendeurs couvraient les coûts liés à la location de locaux et à la préparation de la documentation. L’acheteur dépensait de l’argent pour un voyage d’affaires et du temps pour l’analyse des données. En utilisant un virtual data room, vous ne payez que des frais de plate-forme faibles par rapport au travail dans une salle de données traditionnelle. En conclusion, les salles de données virtuelles sont simplement nécessaires pour M&A et pour la diligence raisonnable. Assurez-vous de bien comparer et de travailler avec un fournisseur de data room de confiance.

1
iDeals
5.0
2
Intralinks
4.6
3
Datasite
4.5
4
Brainloop
4.0
5
SmartRoom
3.9
6
BlackBerry
3.9
7
Box
3.5
8
Citrix
3.0
9
Drooms
3.0
10
CapLinked
2.5

Comment choisir une data room

Vous pouvez trouver de nombreux fournisseurs de salles virtuelles sur le marché actuel. La vaste sélection de salles de transaction est la raison pour laquelle cela vous semble difficile de choisir l’une d’entre elles. Voici quelques conseils qui vous aideront à :

  • Décidez des fonctions qui seront nécessaires au travail productif de votre entreprise. En d’autres termes, il est essentiel de comprendre les besoins de votre équipe dans les salles de données virtuelles. Plus vous accordez d’attention à la complexité de votre travail, plus vous êtes sur le point de bénéficier des avantages.
  • Lisez les commentaires. En faisant cela, vous allez examiner chaque fournisseur sous différents angles et connaître l’expérience des autres utilisateurs, qu’elle soit positive ou négative.
  • Assurez-vous qu’un essai gratuit est disponible. Avant d’acheter une data room, il est certainement préférable d’essayer d’abord toutes les fonctionnalités pour vous assurer que ce fournisseur est celui qui vous convient. Vous pouvez recevoir l’offre d’une utilisation gratuite de 30 jours de la plupart des fournisseurs.
  • Il est préférable de choisir le fournisseur qui peut vous aider 24 heures sur 24 – une assistance 24 heures pendant 7 jours est la meilleure option. Dans le cas contraire, les heures de travail pourraient ne pas coïncider en raison de différents fuseaux horaires.
  • Portez une attention particulière à la salle des données impliquée dans des transactions financières assez complexes, y compris les introductions en bourse.
  • Ne négligez pas l’hébergement et la gestion interne, que certains fournisseurs transfèrent à une tierce partie. Les informations confidentielles peuvent être compromises.

Les fournisseurs avancés offrent non seulement des fonctionnalités faciles à utiliser et pratiques qui permettent de collecter, d’organiser et de présenter des informations en ligne, mais également d’accélérer tous les processus de travail. Examinons ces options qui peuvent vous être particulièrement utiles:

  •  La sécurité des documents. Vous pouvez crypter des données, sauvegarder, restreindre l’accès et ajouter un filigrane dynamique aux documents.
  •  La double authentification, gestion des appareils mobiles et prévention du vol de compte.
  • La fonctionnalité. Vous devez vous assurer que la salle des données est intégrée à Microsoft Office, que vous pouvez trouver à tout moment la réponse à vos questions et qu’il est possible de suivre les actions d’autres utilisateurs.
  • La convivialité. Les fonctions complètes, l´interface intuitive, l´option de recherche avancée. Le meilleur moyen serait de choisir une salle de données adaptée tant pour les débutants que pour les utilisateurs expérimentés.
  •  La capacité de production de rapports en temps réel.
  • Considérez de trouver un fournisseur capable de personnaliser la salle de données en fonction de vos souhaits et de vos besoins. De cette façon, vous obtiendrez ce qui est idéal pour exécuter des tâches dans votre domaine d’activité.
  • N’oubliez pas de demander à votre fournisseur des informations sur la bande passante et le support technique.

Maintenant, vous savez quoi rechercher lorsque vous choisissez une data room parfaite pour votre entreprise. Dans notre comparaison des fonctions, des critiques et des évaluations, nous vous donnons la possibilité de trouver la virtual data room la mieux adaptée à vos besoins. Rappelez-vous que la sécurité est la première chose à laquelle il faut prêter attention. Avant de prendre une décision définitive, vous devez déterminer exactement ce dont vous avez besoin dans la salle de données virtuelle.

Ce sont des questions importantes à considérer lors du choix de la plateforme appropriée pour votre projet. Nous vous suggérons la comparaison suivante pour déterminer la meilleure data room virtuelle pour vos transactions commerciales. Nous vous invitons à lire les commentaires, comparer les caractéristiques, les capacités et les prix. Nous vous recommandons de faire une attention particulière aux aspects de fonctionnalité et de sécurité. Et n’oubliez pas que tout d’abord, vous devez avoir une connaissance profonde de toutes les spécifications de votre projet et ce que vous allez avoir besoin d’une data room avant de commencer.

Le coût global des services de virtual data room varie en fonction du modèle tarifaire et du fournisseur. Il peut aussi varier en fonction des objectifs de votre projet. En général, ces services peuvent être facturés à la page, par utilisateur ou en fonction de l’espace de stockage utilisé, et un forfait mensuel fixe incluant un ensemble de fonctionnalités défini peut être facturé également. Si des fonctions avancées sont proposées, le prix pourra augmenter.
Une data room virtuelle est un dépôt sécurisé en ligne qui permet de stocker et de partager des données entre différentes parties intéressées. Elle est couramment utilisée lors de négociations de fusions et acquisitions. Les fonctionnalités standards comprennent les autorisations avancées, les outils de questions-réponses, un processus d’authentification à double facteur, des rapports, des entrées de suivi, etc. Dans la plupart des cas, la préférence est donnée à une solution cloud, car aucune installation n’est requise.
Le terme «data room» est utilisé pour définir une source de renseignements en ligne destinée à stocker des données sensibles et confidentielles pour les entreprises. En général, elles accompagnent les processus de contrôle préalable des aspects juridiques dans le cadre de fusions et acquisitions. Auparavant, les entreprises utilisaient essentiellement des data rooms physiques, et elles avaient un niveau de protection plus élevé. Les virtual data room constituent une réelle innovation, un système de stockage en ligne. Les fonctionnalités évoluent : en plus de la sauvegarde des données de la société cible, il est possible de faire un suivi des entrées et des flux de données, de réaliser des transactions financières, de modifier/supprimer/mettre à jour les fichiers ajoutés, etc.
Dans le domaine des banques d'affaires, l’utilisation et les fonctionnalités des data rooms sont similaires à d’autres secteurs. En général, il s’agit d’un «entrepôt en ligne» qui permet d’accéder à des fichiers téléchargés par tout utilisateur autorisé à divers endroits du monde. Les data rooms virtuelles simplifient l’audit préalable pour les deux parties de l’opération, ce qui leur permet de gérer plus efficacement les opérations de fusion et d’acquisition. Ensuite, les banquiers d’affaires peuvent vérifier les utilisateurs qui entrent dans la data room, en suivant la durée des sessions et la documentation sur laquelle ils ont travaillé.
L’utilisation typique des data rooms virtuelles se fait dans le cadre d’un processus de fusions et acquisitions, durant la phase d’audit préalable, qui implique le stockage et le partage de tonnes de fichiers concernant l’offre de la société cible. Ces dépôts en ligne peuvent s’avérer utiles pour les entreprises ayant un volume de données similaire à stocker ou qui doivent organiser l’accès gratuit et à distance de plusieurs utilisateurs aux données, simultanément, sans autoriser une interaction.
Non, on ne peut pas de considérer Dropbox comme un virtual data room, pour plusieurs raisons. Malgré un excellent développement et des mises à jour révolutionnaires, Dropbox est conçu pour simplifier le partage de données entre les internautes, sans contribuer à leur sécurité. La structure du logiciel diffère également : Dropbox est fondé sur un dossier principal contenant toutes les données. Les data rooms comprennent différents projets, avec un accès autorisé à chacun d’entre eux. Aussi, grâce à l’aide d’un centre d’assistance, il est possible de mener à bien une transaction de fusion et acquisition par l’intermédiaire d’une data room. Dropbox n’est pas assez sûr et professionnel pour mener une affaire aussi sérieuse.
Les fusions et acquisitions (M&A) se produisent lorsque l’entreprise cible vend son offre à des acheteurs potentiels, pour recevoir des revenus prévus. La procédure ne peut pas se dérouler sans qu’une marque acquéreuse ne procède à des contrôles préalables et à l’analyse d’informations sensibles et confidentielles. C’est là que les data rooms virtuelles sont nécessaires. Une data room est conçue pour conserver toutes les informations pertinentes dans une solution cloud sécurisée, mais aussi pour simplifier leur partage et leur mise à jour.
Le logiciel de data room est une solution numérique qui permet de stocker et de partager des données sensibles et propriétaires avec les parties intéressées via des transactions de fusions-acquisitions ou d’autres formes de relations. Les documents téléchargés sont protégés par des technologies de chiffrement, un processus d’authentification à double facteur et des autorisations configurables en fonction des postes. Étant donné que plusieurs utilisateurs peuvent accéder à des fichiers stockés simultanément, il est possible de contrôler leurs performances grâce à différents ensembles de règles.
Pour faire simple, due diligence est un processus qui consiste à vérifier la fiabilité et les avantages de l’offre de la société cible, à choisir la stratégie la plus appropriée pour les opérations de fusion et d’acquisition et à vérifier que l’opération est bien adaptée. Les procédures débutent lorsque les parties signent la lettre d’intention (également appelée LOI). Le due diligence implique l’investigation de toute relation de données avec les activités de l’entreprise acquise, comme leurs registres, leurs états financiers, les contrats avec les clients, les listes de propriété intellectuelle, les biens immobiliers et tout autre actif, etc. Cette étape permet à l’acheteur de définir si les faits fournis justifient l’investissement.
Outre la préparation des données à stocker et à partager via la data room, les parties intéressées choisissent un fournisseur de data room fiable et réputé. Une fois la tâche terminée, il vous suffit d’ouvrir l’espace de dépôt, de créer des groupes de documents, d’inviter de nouveaux utilisateurs en ajoutant leurs e-mails et de personnaliser la fonctionnalité pour organiser un accès limité aux documents et fichiers ajoutés.
Les data rooms simplifient le stockage et le partage des données sensibles et commerciales de toute entreprise. Cela est particulièrement utile dans le cadre de processus de fusion et d’acquisition. Simultanément, les logiciels de data room garantissent un excellent niveau de sécurité et favorisent une prise de décision plus rapide pour les vendeurs et acheteurs. La capacité d’analyser des données provenant de n’importe quelle partie du monde, sans avoir à se rendre sur le site de l’entreprise cible et être limité par des vérifications ponctuelles. Les data rooms virtuelles ont tendance à être plus rentables et intuitives dans leur fonctionnement et leur ajustement à long terme.