À propos de Ideals Virtual Data Room

Ideals est un fournisseur de data rooms virtuelles orienté client qui garantit un service clientèle impeccable, une facilité d’utilisation et une sécurité de niveau bancaire. Grâce à des fonctionnalités telles que la rédaction intégrée, le contrôle d’accès granulaire et les flux de travail Q&A avancés, Ideals aide les entreprises à se développer, à se démarquer et à être efficaces et rentables. Ideals est extrêmement facile à configurer et à personnaliser, et son support client 24/7 est toujours là pour rendre l’expérience de l’utilisateur impeccable via le chat in-app, le téléphone et l’email.

Une data room virtuelle d’Ideals vise à rendre les entreprises des utilisateurs plus efficaces et plus rentables. Une telle attitude orientée vers les entreprises et les clients est évidente dans l’énoncé de mission de l’entreprise – “créer plus de prospérité dans le monde en accélérant les décisions commerciales à fort enjeu“.

La société est basée en Suisse. Cependant, Ideals dispose également de bureaux à New York, Londres, Hong Kong, Kyiv, São Paulo et Melbourne.

Les utilisateurs d’Ideals indiquent qu’ils apprécient particulièrement les services à la clientèle fournis par l’entreprise, la facilité d’utilisation d’une salle de données virtuelle, la variété des fonctionnalités offertes et leur rapport qualité-prix.

L’équipe d’assistance à la clientèle d’Ideals se targue d’un service impeccable – a 25 secondes de temps de réponse au téléphone, 30 secondes de temps de réponse au chat, et 30 minutes de temps de réponse à l’email. En outre, ils proposent des formations en direct avec des experts, une équipe de gestion de projet dédiée et une assistance par chat dans l’application 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. De plus, l’équipe d’assistance parle 13 langues, de sorte que les utilisateurs du monde entier peuvent être assurés d’être entendus, compris et aidés.

Outre le logiciel de salle de données virtuelle, Ideals propose également un autre produit – Ideals Board. Il s’agit d’une solution logicielle de gestion des conseils d’administration visant à améliorer la communication et l’efficacité des réunions des conseils d’administration.

Tous les nouveaux clients d’Ideals bénéficient d’une période d’essai gratuite de 30 jours pour tester toutes les fonctionnalités de la salle de données virtuelle. Pour obtenir des détails sur les prix et un devis personnalisé, les utilisateurs peuvent contacter un représentant commercial.

Plans tarifaires

Ideals a un modèle de prix basé sur l’abonnement avec trois plans confortables: Pro, Business, et Enterprise. Les clients potentiels peuvent contacter un représentant commercial pour obtenir des détails sur les prix et un devis personnalisé.

La gamme de fonctionnalités et de services diffère d’un abonnement à l’autre, car chaque plan a été conçu pour répondre aux différents besoins du projet ou de l’opération. C’est ce qui caractérise les formules d’abonnement :

Quelle que soit la formule d’abonnement choisie, tous les clients bénéficient d’un abonnement :

• Authentification à deux facteurs
• Pistes d’audit et rapports détaillés
• Déchiquetage à distance  ;
• Une image de marque distinguée
• Centres de données certifiés SOC 1/2/3 et ISO 27001:2013

De plus, tous les clients potentiels d’Ideals bénéficient d’une période d’essai gratuite de 30 jours.

Cependant, comme on peut s’y attendre, le nombre de fonctionnalités varie en fonction de la formule d’abonnement. Le tableau ci-dessous indique les fonctionnalités incluses dans les abonnements Pro, Business et Enterprise.

	Pro	Business	Enterprise
Service clientèle	Standard	Premium	Premium
Niveau de soutien	Standard 24/7 : email, chat, téléphone	Premium 24/7: email, chat, phone	Une équipe dévouée
Période de préparation et de jugement	30 jours	30 jours	Illimité
Formation en direct avec un expert	1 heure par projet	Illimité avec des experts partagés	Illimité avec un expert dédié
Mise en place d’une salle de données	❌	❌	✅
Une équipe de projet dédiée	❌	❌	✅
Sécurité	Standard	Standard	Avancée
Rédaction intégrée	✅	✅	✅
Expiration de l’accès en fonction de l’heure	✅	✅	✅
Expiration de l’accès par adresse IP	❌	✅	✅
Se connecter à la salle de données à partir de son propre site web	❌	✅	✅
Vue de la clôture	✅	✅	✅
Gestion documentaire	Standard	Avancée	Avancée
Numérotation automatique de l’index	✅	✅	✅
Recherche en texte intégral	✅	✅	✅
Reconnaissance optique des caractères	✅	✅	✅
Étiquettes de documents	❌	✅	✅
Collaboration et rapports	Standard	Avancée	Avancée
Suivi de l’activité de l’utilisateur	✅	✅	✅
Piste d’audit détaillée	✅	✅	✅
Notes et commentaires	✅	✅	✅
Q&A	Workflows standard	Workflows standard	Workflows avancés
Personnalisation et intégrations	Standard	Avancée	Avancée
Marquage personnalisé	Standard	Avancée	Complet
Conditions d’accès personnalisées et NDA	✅	✅	✅
Intégration de l’authentification unique	❌	❌	✅
Clés de chiffrement gérées par le client	❌	❌	✅

Support

La qualité du service client est une priorité absolue pour Ideals, et les commentaires positifs des utilisateurs sur des plateformes de confiance telles que G2 et Capterra en sont la preuve. Par exemple, le service clientèle de Ideals propose :

• Un service de chat en direct dans l’application. Les utilisateurs peuvent obtenir de l’aide à partir de l’application via le chat en direct.
• Une assistance multilingue. L’équipe du service clientèle d’Ideals parle 13 langues.
• Disponibilité 24/7/365. Toutes les questions des utilisateurs sont traitées rapidement à tout moment de la journée.
• Temps de réponse par e-mail de 30 minutes. L’équipe d’assistance d’Ideals répond généralement aux questions dans les 30 minutes qui suivent l’envoi d’un e-mail.
• Temps de réponse par chat de 30 secondes. Une réponse en utilisant la fonction de chat est très rapide – les utilisateurs obtiennent une réponse d’un membre de l’équipe d’assistance dans les 30 secondes.
• Temps de réponse par téléphone de 25 secondes. Lorsqu’ils contactent le service clientèle par téléphone, les utilisateurs reçoivent une réponse dans les 25 secondes.
• Formation en direct avec un expert. Ideals s’assure que tous les utilisateurs savent comment utiliser leur data room virtuelle en proposant des formations en direct avec un expert.
• Centre d’aide avec des guides et une section FAQ détaillée. Les questions les plus fréquemment posées et les situations les plus courantes sont expliquées en détail.
• Chef de projet ou équipe dédiée. Ideals propose des chefs de projet ou des équipes dédiées pour simplifier la gestion des projets pour les clients.
• Période de préparation/d’essai. Ideals offre une période d’essai gratuite de 30 jours pour tester leur data room virtuelle ou se préparer à son utilisation active.

Caractéristiques de la sécurité des documents

Pour l’essentiel, toutes les fonctions de sécurité fournies par la salle de données virtuelle d’Ideals peuvent être divisées en trois catégories principales : sécurité des documents, sécurité des accès, et conformité et certifications en matière de sécurité. Nous énumérons ci-dessous les principales caractéristiques de chaque catégorie.

Sécurité des documents

• Rédaction intégrée. Cette fonction permet de noircir certaines zones du texte/document ou des images qui contiennent des informations hautement confidentielles ou personnellement identifiables.
• Déchiquetage à distance et IRM sans plugin. Cette fonction permet d’activer le cryptage des fichiers lorsqu’ils sont ouverts ou téléchargés.
• Vue de clôture. Cette fonction crée une barrière numérique qui empêche l’utilisateur de voir l’intégralité d’un fichier et, par conséquent, de le copier ou d’en faire des captures d’écran.
• Filigranes dynamiques. Chaque fois qu’un document est visualisé, imprimé ou téléchargé, des marques d’identification personnelle se superposent automatiquement au fichier, ce qui constitue un niveau de sécurité supplémentaire.
• Secure Spreadsheet Viewer. Unique à Ideals, cette fonction permet de visualiser et d’analyser des fichiers Excel en toute sécurité. Spreadsheet Viewer télécharge, décrypte, applique des filigranes et affiche les documents dans n’importe quel navigateur Web dans un fichier Excel original et sécurisé – au lieu de les convertir en PDF.None, Fence View, View, Download Encrypted PDF, Print, Download PDF, Download Original, et Upload.

Sécurité d’accès

• Restriction de l’accès en fonction du temps et de l’adresse IP. Grâce à cette fonctionnalité, les administrateurs peuvent restreindre l’accès à une data rooms virtuelles à partir d’adresses IP spécifiques et pendant une certaine période.
• Contrôle d’accès et expiration. Cette fonction permet de fixer des dates d’expiration pour l’accès aux fichiers et de spécifier la durée de la session de l’utilisateur. En outre, les administrateurs peuvent configurer des politiques de sécurité concernant la force des mots de passe.
• Autorisations granulaires pour les utilisateurs. Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de gérer les autorisations d’accès des utilisateurs en fonction de leur rôle dans le projet. Il existe deux groupes d’utilisateurs principaux : les administrateurs et les utilisateurs. La définition des autorisations des utilisateurs permet de spécifier quels utilisateurs peuvent visualiser, télécharger des PDF en toute sécurité, imprimer, télécharger des originaux et modifier des fichiers dans une data room virtuelle.
• Authentification à deux facteurs. Cette fonction permet d’activer une étape de sécurité supplémentaire pour tous les utilisateurs de VDR. Les utilisateurs doivent vérifier leur identité en saisissant un code de vérification par SMS ou un code provenant de l’application authenticator pour accéder à la data room virtuelle.
• Sécurité d’usurpation d’identité. Cette fonction permet aux administrateurs de vérifier si certains utilisateurs disposent des droits d’accès corrects via le mode “View As” (voir en tant que). En d’autres termes, elle permet aux administrateurs de visualiser les documents du point de vue d’un utilisateur particulier.
• Gestion des appareils mobiles. Cette fonction permet de contrôler l’accessibilité des documents sensibles et de gérer les fonctions de sécurité sur les appareils mobiles de certains utilisateurs.

Conformité en matière de sécurité et certifications

• GDPR. Il s’agit d’une loi de l’UE considérée comme l’une des réglementations les plus strictes au monde en matière de protection de la vie privée et de sécurité. Elle contribue à protéger les résidents et les organisations de l’UE contre les violations de données provenant de n’importe où dans le monde.
• CCPA. Il s’agit d’une loi d’État qui renforce la protection des consommateurs et les droits à la vie privée des résidents de Californie, aux États-Unis.
• SOC 1/2/3. La disponibilité de la conformité SOC garantit que les données des utilisateurs sont gérées en toute sécurité et que leur vie privée et leurs intérêts sont protégés.
• HIPAA. L’HIPAA garantit la sécurité et la confidentialité des informations relatives aux soins de santé.
• ISO 27001. Il s’agit d’une norme internationale sur la gestion de la sécurité de l’information qui aborde les trois dimensions de la sécurité de l’information : la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité.

Fonctionnalités de gestion des utilisateurs

La liste des fonctions de gestion des utilisateurs proposées par Ideals comprend les éléments suivants :

• Invitation d’un seul utilisateur ou d’un groupe d’utilisateurs. Grâce à cette fonctionnalité, les administrateurs peuvent inviter des utilisateurs à un espace de data rooms virtuelles individuellement ou par groupes de centaines, voire de milliers, si nécessaire, en quelques clics.
• Autorisations détaillées pour les utilisateurs. Les administrateurs de data rooms virtuelles peuvent gérer les droits d’accès des utilisateurs en les assignant à un groupe, Administrateurs ou Utilisateurs, et en configurant certaines permissions d’accès, telles que la visualisation, la création de notes, la visualisation de rapports et la gestion des questions-réponses.
• Autorisations Excel. Cette fonction permet de configurer deux autorisations spéciales de visualisation des fichiers Excel : Visualiser Excel avec formules et Visualiser Excel sans formules.
• Notifications. Grâce à cette fonctionnalité, les administrateurs reçoivent des notifications lorsque des documents sont supprimés ou téléchargés, ainsi que pour l’activité des questions-réponses.
• Configuration des groupes. Cette fonction permet aux administrateurs de gérer facilement les autorisations d’accès des utilisateurs en les divisant en groupes avec différents niveaux d’accès – Administrateurs et Utilisateurs.

Fonctionnalités de gestion des documents

Ideals permet aux utilisateurs de gérer rapidement et facilement de grands volumes de données grâce aux fonctionnalités suivantes :

• Glisser-déposer et téléchargement en masse. Cette fonction permet de peupler les données en un seul clic. Cela signifie que les utilisateurs peuvent télécharger plusieurs fichiers dans une data room virtuelle en les faisant glisser de l’ordinateur vers la fenêtre de téléchargement.
• Prise en charge de plusieurs formats. Ideals convertit plus de 25 formats de fichiers en versions protégées pour les visualiser en ligne dans une data room. Cependant, les utilisateurs d’Ideals peuvent télécharger des fichiers de n’importe quel format.
• Étiquetage des fichiers. Les administrateurs de data rooms virtuelles peuvent étiqueter les fichiers et les dossiers, ce qui permet de les catégoriser et de rendre la recherche de documents beaucoup plus rapide et facile.
• Numérotation automatique des index. Lors du chargement de gros volumes de données dans une data room virtuelle, tous les fichiers sont automatiquement indexés et numérotés dans l’ordre consécutif.
• Recherche en texte intégral. La fonction de recherche en texte intégral est représentée par la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui permet de trouver rapidement certaines informations en saisissant simplement des mots-clés et en appliquant plusieurs filtres de recherche.
• Intégration de l’explorateur Windows. Ideals assure la synchronisation du contenu des data rooms avec un bureau, un dossier partagé, un FTP ou un espace de stockage de l’entreprise.

Caractéristiques supplémentaires

Outre les fonctionnalités mentionnées ci-dessus, Ideals offre également diverses fonctionnalités supplémentaires qui facilitent l’utilisation du VDR, la collaboration sur les projets et le contrôle de l’environnement sécurisé du VDR et de l’activité des utilisateurs. Passons en revue les fonctions de reporting, de personnalisation et de Q&A d’Ideals.

Rapports

• Pistes d’audit complètes. Grâce à la fonction de pistes d’audit, chaque action effectuée dans une data rooms virtuelles est enregistrée. Ainsi, les administrateurs peuvent recevoir une version PDF, Excel ou imprimable des rapports.
• Suivi de l’activité des utilisateurs. Ideals permet aux administrateurs de surveiller les actions des utilisateurs, y compris l’historique des recherches. Ils peuvent même voir pendant combien de temps un fichier particulier a été consulté par un utilisateur particulier.
• Rapports sur les groupes. Cette fonction permet aux administrateurs de suivre facilement l’activité d’un groupe au sein d’une data room. Les administrateurs reçoivent diverses informations, telles que le nombre d’utilisateurs invités, le nombre d’entre eux qui se sont connectés, le nombre de documents consultés et le nombre de questions-réponses postées.
• Rapports avec code couleur. Cette fonctionnalité permet de visualiser graphiquement quel groupe d’utilisateurs est le plus actif et quelles sections d’une data room les intéressent le plus.

Personnalisation

Ideals permet aux clients de personnaliser leur salle de données virtuelle en offrant une gamme d’options de personnalisation, y compris les suivantes :

• Filigranes
• En-tête et pied de page
• Logo
• Étiquettes de documents
• Conditions d’accès
• Paramètres linguistiques
• Caractéristiques générales de la salle de données
• Archivage des projets

Q&A

La section Q&R permet aux utilisateurs de VDR d’interagir sur des sujets importants et de résoudre rapidement des questions grâce aux fonctionnalités Q&R suivantes d’Ideals :

• Flux de travail et rôles Q&A personnalisables. Ideals permet aux utilisateurs de personnaliser le flux de travail et les rôles Q&A en fonction des besoins de la transaction ou du projet.
• Attribution d’un expert. Lors de la publication d’une question, un utilisateur peut la classer dans la rubrique la plus appropriée, par exemple juridique, fiscale, intellectuelle, marketing ou financière. Ainsi, un administrateur peut attribuer une question à un expert compétent, ou la question peut également être attribuée automatiquement.
• Discussion en direct. Les utilisateurs d’Ideals peuvent interagir en toute sécurité dans un forum en direct protégé avec des autorisations d’accès spécifiques pour chaque personne. Toutes les personnes autorisées peuvent accéder aux différents fils de discussion et poster des réponses.
• FAQ. Cette fonction permet de préparer une liste des questions les plus fréquemment posées et de leurs réponses afin que les utilisateurs puissent s’y référer en cas de problème. Cela peut améliorer considérablement la collaboration sur une affaire ou un projet et faciliter la clôture.
• Statut de la question. L’administrateur ou un expert désigné peut ajouter un statut à chaque question publiée. Cela permet à l’administrateur ou à l’expert de gagner du temps et d’améliorer la collaboration sur la transaction ou le projet. Les statuts de question proposés par Ideals sont Réponse soumise, Fermée et Rouverte.
• Rapports sur les questions et réponses. Cette fonction permet d’obtenir des rapports détaillés sur toutes les communications de questions-réponses. Elle est particulièrement utile à des fins juridiques. Un rapport de questions-réponses peut être exporté vers une feuille de calcul.
• Accès granulaire aux fils de discussion. Grâce à cette fonction, les administrateurs peuvent contrôler l’accès aux discussions confidentielles en fournissant un accès granulaire aux fils de discussion et aux pièces jointes. Ainsi, les utilisateurs n’ont accès qu’aux forums auxquels ils participent.

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