À propos de Datasite
Datasite LLC – anciennement appelé Merrill Corporation – est un fournisseur de logiciels fondé en 1999 en tant que filiale de Datasite Global Corporation, et dont le siège social se trouve à Minneapolis, aux États-Unis.
Datasite offre une suite de produits logiciels conçus pour rationaliser les processus de fusion et d’acquisition, de restructuration et d’introduction en bourse, tels que la diligence raisonnable, l’intégration post-fusion et les transactions financières. Les produits de Datasite ne sont pas destinés à une industrie en particulier – ils servent notamment des entreprises aussi diverses que des agences immobilières, des sociétés de banque d’investissement et des cabinets d’avocats.
Parmi les différentes solutions proposées par Datasite figure son logiciel de data room virtuelle, Datasite Diligence.
Fonctions de sécurité des documents
Datasite Diligence protège le contenu stocké dans ses data rooms grâce à un large éventail de mesures et de fonctions de sécurité de pointe. Parmi celles-ci figurent les caractéristiques énumérées ci-dessous.
- Formation à la sécurité des données pour tous les employés. Cela permet de s’assurer que les personnes travaillant pour Datasite sont constamment au courant des exigences de sécurité et qu’elles s’y conforment toujours pleinement.
- Test annuel de la réponse de sécurité. Cela permet de réduire la probabilité de violations de la sécurité qui pourraient se produire en raison de failles nouvelles ou négligées dans la sécurité de Datasite.
- Mesures de sécurité physique. Le personnel physiquement présent dans les installations de Datasite ne peut y accéder qu’au moyen d’une carte-clé, et les fournisseurs externes qui entrent dans les locaux doivent être enregistrés dans une base de données et accompagnés à tout moment par un membre du personnel de Datasite.
- Filigrane personnalisable. Lorsqu’ils utilisent la data room virtuelle Datasite, les administrateurs peuvent inclure des filigranes personnalisables dans les documents partagés, de sorte que chaque utilisateur verra ses propres informations personnelles en filigrane dans les documents auxquels il accède. Cela dissuade fortement les utilisateurs de partager des données sensibles sans autorisation.
- Autorisations granulaires pour les utilisateurs. Lorsque les administrateurs décident qui peut consulter, modifier, télécharger et imprimer les documents de la data room virtuelle, ils peuvent le faire au niveau de chaque utilisateur individuel.
- Rédaction automatique. Cette fonction permet d’effacer facilement les informations confidentielles, même dans les documents qui comptent des milliers de pages. L’administrateur n’a qu’à préciser les types de données qu’il souhaite effacer, et l’outil d’IA recherchera et trouvera automatiquement tous les endroits où ces informations apparaissent dans le document, puis les supprimera.
- Afficher en tant que. Lorsqu’un administrateur attribue des autorisations à un utilisateur individuel de la salle de données, il peut se faire passer pour cet utilisateur afin de visualiser la data room exactement comme l’utilisateur le ferait. Cela permet à l’administrateur de savoir exactement ce que chaque utilisateur peut voir et faire dans la salle de données.
- Authentification à deux facteurs et authentification multifactorielle. Les administrateurs et les utilisateurs peuvent ajouter un niveau de sécurité supplémentaire à l’accès à la salle des données.
- Réinitialisation périodique et automatique des mots de passe. Cette mesure renforce la sécurité de l’accès à la data room en éliminant la possibilité qu’un ancien mot de passe soit utilisé pour pirater le compte d’un utilisateur.
- Ouverture de session unique. Au lieu de devoir se connecter séparément à chaque solution logicielle de la suite Datasite, les utilisateurs ne doivent se connecter qu’une seule fois à Datasite et peuvent accéder à toutes les solutions à partir de là. Cela réduit le nombre d’endroits vulnérables qu’un pirate pourrait tenter d’attaquer – Datasite protège cette seule entrée et tout va bien.
- Cryptage des données en transit et au repos. En cas de violation des données qui permettrait à des personnes non autorisées de mettre la main sur des données confidentielles, cette fonction garantit que les données restent protégées. Peu importe que les données aient été volées lors du stockage ou de la transmission – les documents stockés dans Datasite Diligence sont chiffrés à tout moment, de sorte que les voleurs de données ne pourront pas accéder aux informations qu’ils contiennent.
- Évaluation de la vulnérabilité par une tierce partie. Des professionnels indépendants testent périodiquement les défenses de Datasite, de sorte que tout point faible puisse être découvert et réparé avant que les pirates n’aient l’occasion de l’exploiter.
Fonctions de collaboration et de gestion des documents
Lorsqu’ils souhaitent télécharger plusieurs fichiers dans la data room, les administrateurs et les utilisateurs peuvent soit les envoyer par courrier électronique, soit utiliser la fonctionnalité de glisser-déposer pour transférer les fichiers de leurs dossiers informatiques directement dans la data room. En dehors de cela, les fonctionnalités de collaboration de Datasite Diligence sont similaires à celles que l’on trouve dans d’autres data rooms virtuelles.
Support client
Ce fournisseur de data rooms offre à ses clients plusieurs options d’assistance. Une assistance téléphonique fixe est disponible pour les États-Unis, le Canada, l’Amérique latine, les pays EMEA et APAC.
Les clients de Datasite peuvent également utiliser le portail du fournisseur pour contacter l’assistance par chat en direct 24/7/365, ainsi que pour voir des vidéos de démonstration, s’inscrire à des cours de formation en direct et accéder à des forums de clients.
Les clients et les prospects peuvent également contacter Datasite par courrier électronique. L’assistance aux utilisateurs de la data room de Datasite est assurée en 20 langues.
Fonctions supplémentaires
La data room Datasite comprend plusieurs outils basés sur l’IA qui réduisent radicalement le temps nécessaire pour créer un index de la salle de données, renommer et organiser les documents, ou expurger des informations de ceux-ci.
Une autre fonctionnalité est la possibilité de créer des salles de questions-réponses, où les utilisateurs peuvent poser des questions et obtenir des réponses des membres de l’équipe d’experts en un seul endroit.
Plans tarifaires
Comme la plupart des fournisseurs de data rooms virtuelles, Datasite ne fournit aucune information sur les prix ou les plans de tarification de Datasite Diligence sur son site Web.