2023 Prix des data rooms virtuelles : Combien coûte la sécurisation de vos données ?

L’enquête d’Ernst & Young sur les perspectives des chefs d’entreprise a révélé que les systèmes informatiques figurent parmi les cinq principaux facteurs de coûts des fusions et acquisitions en 2023. Les entreprises réduisent considérablement les coûts des transactions en utilisant des data rooms virtuelles si elles choisissent un modèle de tarification de data room virtuelle avantageux.

Datarooms.org a recherché les informations tarifaires de 116 fournisseurs de data rooms virtuelles et a partagé les résultats dans cet article. Cette fois-ci, vous découvrirez les six modèles de tarification des data rooms avec des fourchettes de prix et des moyennes. Continuez à lire pour découvrir la comparaison des prix des data rooms des 15 meilleurs fournisseurs de data rooms et sept facteurs influençant les prix des VDR. Enfin, découvrez cinq approches différentes pour sélectionner les prix des VDR et obtenez une liste de 16 questions d’auto-évaluation sur le choix d’un VDR.

Modèles de tarification des data rooms

Les fournisseurs de data rooms virtuelles utilisent plusieurs structures de prix et varient considérablement lors de la facturation de leurs solutions de salles de données virtuelles. Nous avons analysé la structure tarifaire de 116 fournisseurs de data rooms virtuelles, dont 72 ont fourni publiquement des détails sur leurs prix.

Ces fournisseurs de VDR facturent par utilisateur, par page, par fonction, sur la base de la capacité de stockage des documents, ou proposent des plans mixtes, combinant certaines de ces fonctions. De nombreux fournisseurs proposent également des abonnements fixes.

Pour prendre une décision éclairée, il est préférable de connaître les options qui s’offrent à vous. Voici donc des descriptions détaillées des modèles de tarification avec des chiffres moyens basés sur 72 fournisseurs de data room.

Abonnements fixes (frais mensuels forfaitaires)

Les abonnements fixes comprennent des plans de tarification forfaitaire avec des services et des produits prédéterminés. Il s’agit de l’approche de facturation la plus populaire dans le monde des data rooms virtuelles aujourd’hui, proposée par 29 des 72 fournisseurs de VDR. Ces fournisseurs de data rooms facturent entre 10 et 1 295 $ par mois, soit 241,87 $ par mois en moyenne.

Il convient de noter que ces fourchettes de prix sont basées sur des paiements mensuels, alors que de nombreux fournisseurs de VDR proposent des réductions sur les abonnements dans le cadre de plans annuels.

Les fournisseurs de VDR peuvent combiner diverses fonctionnalités, comme 10 Go de stockage + un projet + un nombre illimité d’utilisateurs, et des limites à des prix compétitifs pour répondre aux besoins d’une entreprise moyenne.

De nombreux fournisseurs de VDR proposent également des plans personnalisés négociables pour les grandes entreprises. Si vous êtes une entreprise de grande envergure avec plusieurs projets d’envergure en cours, vous bénéficierez certainement d’une option avec un stockage et des data rooms illimités.

Il est fort probable que le fournisseur de la salle de marché vous propose également des avantages supplémentaires, tels qu’une assistance personnalisée, un système de rôles plus sophistiqué pour le contrôle de l’accès, etc.

Idéal pour : Tous les types d’entreprises, car les plans fixes à plusieurs niveaux conviennent aux entreprises de toute taille.

Par utilisateur

Le modèle de tarification par utilisateur implique une redevance mensuelle récurrente basée sur le nombre d’utilisateurs de la data room. Payer pour le nombre d’utilisateurs de la VDR est l’une des options les plus anciennes et les plus simples disponibles. Dans l’ensemble, 24 des 72 fournisseurs de data rooms facturent par utilisateur.21 fournisseurs proposent entre 2,5 et 120 dollars par utilisateur et par mois, avec une moyenne de 31,72 dollars pour un utilisateur. Les trois autres fournisseurs proposent des abonnements mensuels basés sur le nombre d’utilisateurs, entre 500 et 1 000 dollars par mois.

Si vos transactions commerciales impliquent un échange intensif de données et que vous savez combien d’utilisateurs sont attendus, ce modèle de tarification est peut-être celui qui convient le mieux à votre entreprise.

Idéal pour : Les petites entreprises (moins de 100 employés) et les startups qui utilisent de gros volumes de données.

Par page

Le modèle de tarification par page implique un abonnement mensuel basé sur le nombre de pages de documents traitées via la data room. Ce modèle de tarification ne semble pas très populaire, car seuls cinq fournisseurs sur 72 proposent ce modèle de tarification. Le prix varie entre 0,1 et 0,75 $ par page, avec une moyenne de 0,48 $ par page ou 4 800 $ pour 10 000 pages (~ 1 Go).

La tarification à la page inclut normalement la possibilité d’acheter une capacité supplémentaire moyennant un supplément. En outre, les sociétés de VDR peuvent compter les pages différemment selon les types de documents, en particulier les fichiers non PDF. Par conséquent, ce modèle de tarification semble très coûteux et imprévisible à long terme.

Idéal pour : Les entreprises dont le flux de documents est faible, généralement inférieur à 1 Go par mois. Dans le cas contraire, vous paierez beaucoup plus que les autres modèles de tarification.

Capacité de stockage de documents

Le modèle de tarification de la capacité de stockage implique un abonnement récurrent basé sur les Go utilisés dans la data room. Il s’agit d’une approche rare, représentée par DealVDR by Finsight. Il facture 416 $ par Go de stockage, avec un nombre illimité d’administrateurs et d’utilisateurs.

Le modèle de tarification au Go peut être votre meilleure option si vos transactions en ligne ne génèrent pas de gros volumes de données, comme des enregistrements audio ou vidéo et d’autres fichiers volumineux. Dans le cas contraire, vous devrez constamment mettre à niveau votre stockage de données, ce qui pourrait entraîner des coûts supplémentaires substantiels.

Idéal pour : Les entreprises qui échangent principalement de petits fichiers textuels.

Par fonction

Le modèle de tarification par fonctionnalité comprend un abonnement récurrent basé sur des produits et services triés sur le volet et adaptés à des besoins spécifiques. Seuls deux des 72 fournisseurs de VDR suivent cette approche et proposent 92,25 $ et 184,5 $ par mois comme prix de départ. En raison de la mise à l’échelle des data rooms, vous pouvez payer beaucoup plus que cela à long terme.

Idéal pour : Les entreprises qui travaillent avec des contrats à court terme dans le cadre d’exigences prédéterminées.

Plans mixtes

Les plans mixtes sont des abonnements récurrents qui combinent les caractéristiques des plans fixes et d’autres modèles de tarification. Ces fournisseurs de VDR facturent en moyenne 337,3 $ par mois. Certains fournisseurs de VDR peuvent proposer des plans par utilisateur et par fonctionnalité de bas niveau et des abonnements fixes de haut niveau. Dans l’ensemble, 11 des 72 fournisseurs de VDR suivent cette approche.

Idéal pour : Petites et moyennes entreprises ayant des contrats à la demande et des besoins variables.

Facteurs qui ont un impact sur le coût des data rooms virtuelles en 2023.

Comparer les options de data rooms virtuelles suivantes permet de comprendre le coût de la data room virtuelle et son rapport qualité-prix. De cette façon, vous pouvez avoir confiance en un bon investissement qui profite à la productivité et à la performance de votre équipe.

La sécurité

La protection des données sensibles est l’épine dorsale de la solution de data rooms virtuelles et sa principale raison d’être. C’est donc le critère le plus important à comparer pour les utilisateurs potentiels. Voici ce qu’il faut rechercher dans la liste des fonctions de sécurité :

• Cryptage 256 bits
• Procédure avancée d’authentification à deux facteurs
• Filigrane dynamique
• Options de récupération des données
• Conformité avec les certifications de sécurité internationales
• Stockage sécurisé des informations confidentielles

Outils de gestion des documents

Outre le stockage et l’échange sécurisés de données, vous devez disposer d’outils pratiques pour la gestion des données, à savoir le chargement, le téléchargement, la structuration, le déplacement, la suppression, l’édition, etc.

• Téléchargement en masse
• Glisser-déposer
• Indexation automatique
• Recherche étendue de documents
• Prise en charge de nombreux formats de documents
• Déchiquetage à distance
• Contrôle des versions
• Signature électronique intégrée

Gestion de projet

Outre la sécurité des documents et les fonctions de gestion des documents sensibles, les data rooms offrent également une gouvernance de projet tout au long du cycle de vie. Les équipes disposent ainsi de fonctionnalités intégrées pour simplifier et rationaliser les flux de travail et les communications au sein de l’équipe et pour gérer plusieurs affaires simultanément.

Par exemple, elles ont toujours accès aux répertoires des entreprises dans la data room, aux tâches assignées aux participants, à toutes les demandes des autres parties, aux demandes de données de due diligence, à tous les documents numériques inclus dans la liste de contrôle, aux intégrations et aux jalons.

La quantité de stockage

Il est essentiel de disposer de suffisamment d’espace de stockage dans le nuage pour permettre un échange intense d’informations pendant la transaction et l’intégration après la fusion. En ce qui concerne l’espace de stockage, visez les besoins de votre entreprise, mais il est important de disposer d’au moins 10 Go (de 100 à 500 Go, c’est mieux) pour une coopération à long terme.

Le nombre d’utilisateurs

Les opérations de fusion et d’acquisition impliquent de nombreux participants, qu’il s’agisse de cadres supérieurs, de membres du conseil d’administration, de directeurs financiers, de PDG, d’avocats, de banquiers d’affaires ou d’autres conseillers.

Selon la Harvard Business Review, les entreprises dépensent chaque année plus de 40 milliards de dollars en conseillers, ce qui représente beaucoup de licences d’utilisateur dans la data room. Il est donc préférable d’opter pour des plans offrant un nombre illimité d’utilisateurs et d’administrateurs.

Options de branding

Selon Entrepreneur, le branding de l’employeur permet de recruter de nouveaux collaborateurs, de réduire les coûts d’embauche et d’améliorer l’engagement des salariés.

Les mêmes règles s’appliquent à l’image de marque numérique, y compris aux data rooms virtuelles. Par conséquent, il est préférable qu’une data room propose les options de marque suivantes :

• NDA et autres accords personnalisés
• Logos d’entreprise et thèmes de couleurs
• courriels d’invitation personnalisables
• En-têtes et pieds de page personnalisables

Fonctions avancées

Cet ensemble de fonctionnalités n’est pas disponible chez tous les fournisseurs de VDR, mais il a un impact très positif sur les flux de travail et la collaboration :

• Gestion des tâches. L’équipe est mieux organisée grâce à la possibilité d’assigner des tâches et d’en suivre l’avancement par le responsable. De plus, chaque membre de l’équipe est au courant des missions et des échéances, connaissant son rôle et ses responsabilités dans le projet.
• Intégration de Slack. Cette intégration rend les flux de travail plus axés sur l’équipe, ce qui se traduit par le partage de documents et l’optimisation de la messagerie. Cependant, si le logiciel de data rooms virtuelles inclut lui-même de nombreuses fonctionnalités pour ces processus, l’intégration de Slack ne change rien.
• Visionneuse Excel intégrée. Avec la visionneuse Excel, vous accédez et visualisez les feuilles de calcul directement sur la plateforme de data room virtuelle, sans aucun plugin.
• Analyses approfondies. Des informations détaillées sur la durée de la session, le nombre de fois que vos documents confidentiels ont été téléchargés, consultés ou imprimés, et le nombre d’utilisateurs qui ont ouvert un fichier particulier sont une source d’informations précieuses lorsque vous traitez avec des investisseurs, des acheteurs potentiels, etc.
• Recherche intelligente. Un mécanisme unique vous permet d’effectuer une recherche dans l’ensemble du contenu, et avant d’ouvrir le document, il vous en montre un fragment.

Comment choisir l’approche tarifaire la plus avantageuse pour une data room ?

Vous pouvez suivre cette ligne directrice avec des questions d’auto-évaluation pour choisir l’approche tarifaire de data room la plus avantageuse.

Définissez vos besoins

Vous devez d’abord définir vos besoins, notamment le type d’opération, la durée d’utilisation de la data room, le nombre d’utilisateurs, etc. Cela vous aidera à déterminer la data room idéale pour vos besoins. Posez-vous les questions suivantes :

1. A quoi va me servir la salle de données ?
   Exemple : M&A, stockage de documents, collaboration quotidienne.
2. Combien d’utilisateurs me faudra-t-il pour cela ?
   Exemple : 20, 30, 50 utilisateurs, ou une entreprise entière.
3. Quels types de documents vais-je stocker dans la data room ?
   Exemple : Vidéos, PDF, images et fichiers texte.
4. De combien d’espace de stockage ai-je besoin pour ces documents ?
   Exemple : 1 Go correspond à 30 minutes de vidéo HD, 600 images HD et 10 000 documents.
5. Quelles sont les fonctionnalités VDR dont j’ai besoin pour cela ?
   Exemple : Téléchargement rapide, cryptage 256 bits, autorisations granulaires, etc.

Définissez le budget de votre data room

Il sera plus facile de choisir le modèle de tarification de data room le mieux adapté à vos besoins si vous estimez le budget de votre projet. Répondez aux questions suivantes :

6. Combien puis-je dépenser pour la salle de données, compte tenu de mes besoins et de la durée du projet? 
   Exemple : 2 500 $ pour trois mois, 15 000 $ par an.
7. Combien puis-je allouer pour les coûts de la salle de données d’évolutivité ?
   Exemple : 5 000 $ de coûts supplémentaires par an.
8. Quel est le budget d’un projet traditionnel par rapport à celui d’une salle de données ?
   Exemple : 50 000 $ contre 20 000 $.

Comparer les fournisseurs de salles de données virtuelles

Une fois que vous avez défini vos besoins et votre budget en matière de data rooms, vous pouvez vérifier si les politiques tarifaires des fournisseurs de salles de données virtuelles correspondent à ces besoins et à ce budget. Répondez aux questions d’auto-évaluation suivantes :

9. Quel est le modèle de tarification proposé par un fournisseur de VDR ?
10. Ce fournisseur de VDR répond-il aux exigences de mon projet ?
11. Ce fournisseur de VDR répond-il à mes exigences en matière de sécurité ?
12. Ce fournisseur offre-t-il un nombre illimité d’utilisateurs, d’administrateurs et de stockage ?
13. Quel est le coût des options d’évolutivité de la data room de ce fournisseur de VDR ?
14. Ce fournisseur propose-t-il un essai gratuit ?
15. Ce fournisseur propose-t-il des plans personnalisés en fonction des besoins et des exigences du client ?
16. Existe-t-il des commentaires sur la vie réelle de ce fournisseur de data rooms ?

Négocier avec les fournisseurs de data rooms

Il est possible de négocier des conditions de paiement et des caractéristiques spécifiques dans le cadre des plans tarifaires VDR. Par exemple, certains fournisseurs de data rooms ne facturent rien tant que le projet n’est pas lancé. Vous pouvez faire part de vos besoins et convenir de tarifs inférieurs à ceux officiellement prévus.

Recherche de promotions et de réductions

Vous pouvez rechercher des réductions et des promotions. De nombreux fournisseurs de data rooms proposent des remises annuelles allant jusqu’à 45 %, des remises de bienvenue et des offres spéciales pour les services groupés. Vous pouvez également suivre les sites web des fournisseurs de data rooms grâce à des programmes de recommandation offrant des baisses de prix pour les clients affiliés.

Décidez de la meilleure approche tarifaire

Calculons maintenant le coût d’un projet de data room avec les paramètres suivants, basés sur les prix moyens des fournisseurs de VDR dans notre recherche :

• 30 utilisateurs
• 10 Go de stockage de fichiers sécurisés
• Durée de 6 mois

Réputation du fournisseur de VDR

Un site web moderne, des fonctionnalités riches, des prix compétitifs et la promesse d’un fonctionnement sans faille et d’une assistance permanente : que demander de plus ? Même s’il s’agit du fournisseur de VDR de vos rêves, il est préférable de vérifier auprès de sources impartiales.

Pour vous faire une opinion impartiale d’un fournisseur, nous vous recommandons vivement de lire les avis et les témoignages de clients sur des sites de confiance tels que G2, Capterra ou Software Advice. Nous vous invitons également à consulter notre classement approfondi des meilleurs fournisseurs de data rooms virtuelles.

Cela vaut-il la peine d’investir dans une data room virtuelle ?

Investir dans une solution de data rooms virtuelles est bénéfique pour tous les processus d’entreprise, car les fournisseurs de VDR vous offrent :

• Une sécurité de premier ordre. Les fournisseurs de VDR modernes offrent une protection 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, des mises à jour régulières du système et un travail bien coordonné des programmes antivirus pour prévenir tous les risques. Le respect des normes internationales garantit une approche globale des aspects de sécurité par le fournisseur de VDR.
• Partage de fichiers et gestion de documents pratiques. Les data rooms virtuelles comprennent des outils de pointe qui rationalisent le processus de due diligence, les fusions et acquisitions, les levées de fonds, les introductions en bourse et d’autres transactions d’entreprise. Les flux de travail M&A, les outils de messagerie, le téléchargement par glisser-déposer, la rédaction et les rapports d’engagement aident les partenaires, les banquiers d’affaires et les acheteurs potentiels à accélérer les transactions.
• Contrôle total des données et des utilisateurs. Les data rooms virtuelles offrent des fonctionnalités de pointe pour les autorisations granulaires et le suivi des fichiers. Les administrateurs peuvent configurer les fonctions de visualisation, d’édition, d’impression, de partage des fichiers, etc.
• Assistance d’experts. Les meilleurs fournisseurs de data rooms virtuelles disposent d’une équipe de professionnels qui assurent une assistance technique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ainsi qu’une aide à l’intégration.

Principaux enseignements

L’étude de Datarooms.org portant sur 116 fournisseurs de data rooms a mis en évidence six modèles de tarification : fixe, par utilisateur, par page, par fonction, par Go et mixte.

Les principaux facteurs qui déterminent les prix des data rooms sont la sécurité, les fonctionnalités de la data room, la capacité de stockage, le nombre d’utilisateurs et les options de marque.

Il est essentiel de trouver la meilleure approche tarifaire, car elle vous permet de réduire les coûts informatiques de votre entreprise et d’améliorer les flux de travail grâce à la data room la plus avantageuse.

Lorsque vous choisissez un plan de tarification pour une data room, définissez vos besoins et votre budget, utilisez une comparaison des coûts des data rooms virtuelles et négociez des remises. Ne sous-estimez pas la valeur des évaluations de data rooms virtuelles dans le monde réel, prenez votre temps et n’oubliez pas : un essai gratuit vaut mille mots.

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