Tarification des data rooms virtuelles : ce que vous devez savoir

Les data rooms virtuelles (DRV) d’aujourd’hui ont surpassé leurs prédécesseurs physiques à tous points de vue. Tout en étant aussi sûres et fiables, elles offrent plus de flexibilité, la commodité de l’accès à distance et des prix adaptés à tous les budgets. Malheureusement, lorsque vous choisissez un fournisseur de DRV pour votre entreprise, vous recherchez un équilibre entre les fonctionnalités et le prix, et il est facile d’être aveuglé par ce dernier.

Pour vous éviter le remords de l’acheteur, voyons ce que vous payez exactement dans une solution DRV et comment choisir le bon forfait.

Stratégies de tarification des data rooms

Les fournisseurs de DRV utilisent plusieurs approches pour facturer leurs services. Pour prendre une décision éclairée, il est préférable de connaître vos options.

Par utilisateur

En matière de tarification des data rooms virtuelles, le paiement au nombre d’utilisateurs est l’une des options les plus anciennes et les plus simples. Si vos transactions commerciales impliquent un échange intensif de données et que vos équipes sont relativement petites, cette option peut convenir à votre entreprise. 

Par page

De nombreux fournisseurs facturent en fonction du nombre de pages de documents traitées par la data room. C’est un excellent choix pour les entreprises dont le flux de documents est faible ou moyen. Les forfaits par page comprennent normalement un certain nombre de pages, avec la possibilité d’acheter une capacité supplémentaire moyennant un supplément.

Capacité de stockage

Si vos transactions en ligne ne génèrent pas de gros volumes de données, comme des enregistrements audio ou vidéo et d’autres fichiers volumineux, c’est peut-être votre meilleure option. Sinon, vous devrez constamment mettre à niveau votre espace de stockage, ce qui pourrait entraîner de substantiels coûts supplémentaires.

Forfaits mensuels ou annuels

Il s’agit de l’approche de facturation la plus populaire dans le monde de la data room virtuelle aujourd’hui. Les fournisseurs de DRV peuvent combiner diverses fonctionnalités et limites avec des prix compétitifs pour répondre aux besoins d’une entreprise moyenne. Par exemple, un forfait de base peut n’autoriser qu’un seul projet et avoir un plafond de 10 Go, mais n’avoir aucune restriction quant au nombre d’utilisateurs invités. 

data room pricing

De nombreux fournisseurs de DRV proposent également des forfaits personnalisés négociables pour les grandes entreprises. Si vous êtes une entreprise de taille moyenne et que vous avez de nombreux projets en cours, vous avez tout intérêt à opter pour une formule avec data room et stockage illimités. Il est fort probable que le fournisseur vous offre également des avantages supplémentaires, tels qu’une assistance personnalisée, un système plus sophistiqué de rôles pour l’accès aux données, etc.

Assistance pour les data rooms 

Imaginons que votre équipe soit sur le point de conclure un accord lorsque la fonction de partage de fichiers de votre data room cesse soudainement de fonctionner et que l’autre partie ne peut pas recevoir le contrat révisé. Vos clients sont dans un autre fuseau horaire, leur journée de travail touche à sa fin et la fusion doit prendre effet demain matin. Qui allez-vous appeler ?

Les logiciels ou le matériel peuvent présenter des défaillances, et c’est à ce moment-là qu’il est utile de disposer d’une assistance multilingue 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour votre data room virtuelle. La plupart des fournisseurs de data room proposent des options supplémentaires dans leurs formules les plus onéreuses. Ces fonctions supplémentaires peuvent s’avérer très utiles et comprennent généralement les éléments suivants :

  • Une assistance 24 heures sur 24 en plusieurs langues.
  • Chat en direct et contact téléphonique en plus de l’option de courriel par défaut.
  • Une réponse rapide – 15 minutes et moins.
  • Un gestionnaire/expert dédié.
  • Intégration à l’entreprise incluse dans les frais du forfait

La qualité de l’assistance est un facteur clé qui peut influencer le prix de la data room virtuelle. En réalité, l’augmentation du coût est négligeable par rapport au risque de se retrouver face à des problèmes techniques inattendus. 

Cependant, il y a quelques autres éléments à prendre en compte pour choisir une solution DRV qui répondra à vos besoins. Examinons-les rapidement.

Fonctions supplémentaires de la DRV

En plus de vous renseigner sur les fonctionnalités de base incluses dans un forfait, gardez un œil sur la valeur ajoutée que les fournisseurs proposent pour devancer la concurrence. Certaines fonctionnalités supplémentaires peuvent convenir parfaitement à votre entreprise et faire pencher la balance en faveur d’un fournisseur qui a fait l’effort de les inclure.

Voici quelques exemples de fonctionnalités supplémentaires qui peuvent permettre à une data room virtuelle de se démarquer de la masse :

  • Options de valorisation de la marque. Si vos clients voyaient le nom et le logo de votre entreprise chaque fois qu’ils entrent dans votre data room partagée, cela laisserait une impression durable. De nombreux grands acteurs comme iDeals et ShareVault proposent cette option dans leurs forfaits haut de gamme.
  • Fonctionnalités de disponibilité avancées. Il peut s’agir d’une solution d’hébergement sur le cloud ou en interne à la demande avec une garantie de disponibilité de 99,5 %, de centres de données supplémentaires et de la conformité à toute une série de normes comme ISO 27001, GDPR, HIPAA, etc.
  • Sécurité renforcée. Personnalisation des rôles et des autorisations des utilisateurs, autorisation à deux facteurs et acceptation des connexions à partir d’adresses IP prédéfinies – ces mesures de sécurité supplémentaires sont proposées par la plupart des fournisseurs aux tarifs plus élevés.

Avec de nombreux fournisseurs de data room, vous pouvez choisir de payer pour des fonctions supplémentaires spécifiques. Cependant, une caractéristique cruciale n’apparaîtra pas au menu.

La réputation du fournisseur de DRV

Un site Web au look moderne, des fonctionnalités riches, des prix compétitifs et la promesse d’un fonctionnement sans faille et d’une assistance ininterrompue – que demander de plus ? Bien qu’il puisse s’agir du fournisseur de DRV de vos rêves, il est préférable de vérifier auprès de sources impartiales. 

Pour vous faire une opinion impartiale d’un fournisseur, nous vous recommandons vivement de lire les critiques et les témoignages de clients sur des ressources fiables comme G2, Capterra, ou Software Advice. Nous vous invitons également à consulter notre classement détaillé des meilleurs fournisseurs de data room virtuelle.

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Bien que déroutant à première vue, le prix d’une data room virtuelle devient assez transparent si nous le décomposons en de plus petits éléments significatifs. Pour comparer les différents forfaits, il faut savoir quelles sont les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin et trouver un forfait adapté à votre budget. Ne sous-estimez pas la valeur des critiques de data room dans le monde réel, prenez votre temps et n’oubliez pas : un essai gratuit vaut mieux que mille mots.

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