Tarification des data rooms virtuelles : ce que vous devez savoir

Les data rooms virtuelles d’aujourd’hui ont surpassé leurs prédécesseurs physiques à tous égards. Tout en étant aussi sûres, fiables et rentables, elles offrent plus de flexibilité, la commodité d’un accès à distance et des prix adaptés à tous les budgets. Malheureusement, lorsque vous choisissez un fournisseur de VDR pour votre entreprise, vous recherchez un équilibre entre les fonctionnalités et le prix, et il est facile d’être aveuglé par ce dernier.

Pour vous éviter le remords de l’acheteur, voyons ce que vous payez exactement dans une solution de data room virtuelle et comment choisir le bon plan avec un coût prévisible.

Stratégies de tarification des data rooms

Les fournisseurs de solutions de VDR utilisent plusieurs structures tarifaires et varient considérablement dans la facturation de leurs solutions de data room virtuelle. Pour prendre une décision éclairée, il est préférable de connaître vos options.

Par utilisateur

En matière de tarification des data rooms virtuelles, le paiement en fonction du nombre d’utilisateurs de VDR est l’une des options les plus anciennes et les plus simples. Si vos transactions commerciales impliquent un échange intensif de données et que vous savez combien d’utilisateurs sont attendus, cette option peut convenir à votre entreprise.

Par page

De nombreux fournisseurs facturent en fonction du nombre de pages de documents traitées par la data room. C’est un excellent choix pour les entreprises dont le flux de documents est faible ou moyen. Le prix par page comprend normalement un certain nombre de pages, avec la possibilité d’acheter une capacité supplémentaire moyennant un supplément.

Capacité de stockage des documents

Si vos transactions en ligne ne génèrent pas de gros volumes de données, comme des enregistrements audio ou vidéo et d’autres fichiers volumineux, cette solution peut être votre meilleure option. Sinon, vous devrez constamment mettre à niveau votre stockage de données, ce qui pourrait entraîner des coûts supplémentaires substantiels.

Plans mensuels ou annuels

Il s’agit de l’approche de facturation la plus populaire dans le monde des data rooms virtuelles aujourd’hui. Les fournisseurs de VDR peuvent combiner diverses fonctionnalités et limites à des prix compétitifs pour répondre aux besoins d’une entreprise moyenne. Par exemple, un plan de base peut n’autoriser qu’un seul projet et avoir un plafond de 10 Go, mais n’avoir aucune restriction quant au nombre d’utilisateurs invités.

De nombreux fournisseurs de data rooms proposent également des plans personnalisés négociables pour les grandes entreprises. Si vous êtes une entreprise de grande taille et que vous avez plusieurs projets d’envergure en cours, vous bénéficierez certainement d’une option avec un stockage et des data rooms illimités. Il est fort probable que le fournisseur de la data room vous offre également des avantages supplémentaires sous la forme d’une assistance personnalisée, d’un système plus sophistiqué de rôles pour le contrôle d’accès, etc.

Caractéristiques et prix de l’assistance pour les data rooms

Par ailleurs, la couverture de l’assistance est tout aussi importante que le nombre de gigaoctets et d’utilisateurs que vous obtenez.

Imaginons que votre équipe soit sur le point de conclure une affaire lorsqu’une fonction de partage de fichiers de votre solution de data room virtuelle cesse soudainement de fonctionner et que l’autre partie ne peut pas recevoir le contrat révisé. Vos clients sont dans un autre fuseau horaire, leur journée de travail touche à sa fin et la fusion doit prendre effet demain matin. Qui allez-vous appeler ?

Les logiciels ou le matériel peuvent présenter des dysfonctionnements, et c’est à ce moment-là qu’il est utile de disposer d’une assistance multilingue 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour votre logiciel de data room virtuelle. La plupart des fournisseurs des data rooms proposent des options premium avec leurs forfaits les plus chers. Les fonctions supplémentaires peuvent s’avérer très utiles et comprennent généralement les éléments suivants :

• Une assistance 24 heures sur 24 en plusieurs langues
• Un chat en direct et un contact téléphonique en plus de l’option e-mail par défaut.
• Une réponse rapide – 15 minutes et moins
• Un gestionnaire/expert dédié
• un service d’intégration inclus dans le prix du forfait.

La qualité de l’assistance est un facteur clé qui peut influencer le prix des data rooms virtuelles. En réalité, l’augmentation du coût est négligeable par rapport au risque de se retrouver face à des problèmes techniques inattendus.

Cependant, il y a quelques autres éléments à prendre en compte pour choisir une solution VDR qui répondra à vos besoins. Jetons un coup d’œil rapide.

Fonctions supplémentaires du VDR

En plus de vous renseigner sur les fonctionnalités standard des virtual data rooms incluses dans un plan, gardez un œil sur les valeurs supplémentaires proposées par les fournisseurs pour devancer la concurrence. Сertaines fonctionnalités supplémentaires peuvent convenir parfaitement à votre entreprise et faire pencher la balance en faveur d’un fournisseur qui a fait l’effort de les inclure.

Voici quelques exemples de fonctionnalités supplémentaires qui peuvent permettre à une data room virtuelle de se démarquer :

• Options d’image de marque. Si vos clients voyaient le nom et le logo de votre entreprise chaque fois qu’ils entrent dans votre data room partagée, cela laisserait une impression durable. De nombreux grands acteurs comme iDeals et ShareVault proposent cette option dans leurs plans de premier ordre.
• Des fonctionnalités avancées pour la disponibilité. Il peut s’agir d’une solution d’hébergement sur le cloud ou en interne à la demande avec une garantie de disponibilité de 99,5 %, des centres de données supplémentaires et la conformité à une série de normes comme ISO 27001, GDPR, HIPAA, etc.
• Sécurité renforcée. Personnalisation des autorisations et des rôles des utilisateurs, autorisation à deux facteurs et acceptation des connexions à partir d’adresses IP prédéfinies – ces mesures de sécurité supplémentaires sont proposées par la plupart des fournisseurs les plus chers.

Avec de nombreux fournisseurs des salles de données, vous pouvez choisir de payer pour des fonctions supplémentaires spécifiques. Toutefois, vous devez les classer par ordre de priorité en fonction de vos besoins.

Facteurs déterminants du coût d’une data room virtuelle

Comparer les options de data room virtuelle suivantes permet de comprendre le rapport qualité-prix de la solution. Ainsi, vous pouvez avoir confiance en un bon investissement qui profite à la productivité et aux performances de votre équipe.

Sécurité

La protection des données sensibles est l’épine dorsale de la solution de data room virtuelle et son objectif principal. Il s’agit donc du critère le plus important à comparer pour les utilisateurs potentiels. Et voici ce qu’il faut rechercher dans la liste des fonctions de sécurité :

• un cryptage de 256 bits
• procédure avancée d’authentification à deux facteurs
• filigrane dynamique
• options de récupération des données
• conformité avec les certifications de sécurité internationales
• stockage sécurisé des documents confidentiels

Outils de gestion des documents

Outre le stockage et l’échange sécurisés de données, vous devez disposer d’outils pratiques pour la gestion des données, à savoir le chargement, le téléchargement, la structuration, le déplacement, la suppression, la modification, etc.

• téléchargement en masse
• glisser-déposer
• indexation automatique
• recherche étendue de documents
• prise en charge de nombreux formats de documents
• déchiquetage à distance
• contrôle de version

Gestion de projet

Outre la sécurité des documents et les fonctions de gestion des documents sensibles, les data rooms offrent également une gouvernance des projets tout au long de leur cycle de vie. Par conséquent, les équipes bénéficient de fonctionnalités intégrées pour simplifier et rationaliser les flux de travail et les communications au sein de l’équipe et au-delà.

Par exemple, elles ont toujours accès aux répertoires d’entreprises dans la data room, aux tâches assignées aux participants, à toutes les demandes des autres parties, aux demandes de données de diligence raisonnable, à tous les documents numériques inclus dans la liste de contrôle, aux intégrations et aux jalons.

Fonctions supplémentaires

Cet ensemble de fonctionnalités n’est pas natif à tous les fournisseurs de VDR mais a un impact très positif sur les flux de travail et la collaboration grâce à :

• La gestion des tâches. L’équipe devient plus organisée grâce à la possibilité d’assigner des tâches et de suivre leur progression par le manager. De plus, chaque membre de l’équipe est au courant des affectations et des délais, connaissant leurs rôles et responsabilités dans le projet.
• Intégration de Slack. Cette intégration rend les flux de travail plus axés sur l’équipe, ce qui entraîne le partage de documents et l’optimisation de la messagerie. Toutefois, si le logiciel de data room virtuelle lui-même comprend de nombreuses fonctionnalités pour ces processus, l’intégration de Slack ne change rien.
• Visualiseur Excel intégré. Grâce à la visionneuse Excel, vous accédez aux feuilles de calcul et les visualisez directement sur la plateforme de la data room virtuelle, sans aucun plugin.
• Analyses approfondies. Des informations détaillées sur la durée des sessions, le nombre de fois où vos documents confidentiels ont été téléchargés, consultés ou imprimés, et le nombre d’utilisateurs ayant ouvert un fichier particulier sont une source d’informations précieuses lorsque vous traitez avec des investisseurs, des acheteurs potentiels, etc.
• Recherche intelligente. Un mécanisme unique vous permet de rechercher dans l’ensemble du contenu et, avant d’ouvrir le document, il vous en montre un fragment.

La réputation du fournisseur des data rooms

Un site Web au look moderne, des fonctionnalités riches, des prix compétitifs et la promesse d’un fonctionnement sans faille et d’une assistance ininterrompue : que demander de plus ? Même s’il s’agit du fournisseur de VDR de vos rêves, il est préférable de vérifier auprès de sources impartiales.

Pour vous faire une opinion impartiale d’un fournisseur, nous vous recommandons vivement de lire les critiques et les témoignages de clients sur des ressources fiables comme G2, Capterra ou Software Advice. Nous vous invitons également à consulter notre classement détaillé des meilleurs fournisseurs de data rooms virtuelles.

Cela vaut-il la peine d’investir dans une data room virtuelle ?

Quel que soit le secteur d’activité, la priorité du dirigeant est la protection ultra-fiable des données et le contrôle total des processus. Et les data rooms virtuelles, contrairement aux autres programmes, ont été créées pour cela. Ainsi, investir dans ce produit est bénéfique pour tous les processus d’entreprise puisque les fournisseurs de VDR vous offrent :

Une sécurité de premier ordre

De nombreux experts estiment à juste titre que le stockage d’informations confidentielles sur les serveurs d’une entreprise ou sur des services de partage de fichiers classiques comme Google Drive n’est pas comparable aux salles de données virtuelles. Après tout, les fournisseurs modernes de VDR offrent une protection 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, des mises à jour régulières du système et un travail bien coordonné des programmes antivirus pour prévenir tous les risques.

Enfin, et c’est le plus important, la conformité de la plateforme aux normes internationales garantit une approche globale des aspects de sécurité par le fournisseur de VDR.

Gestion pratique et sûre des documents

Les data rooms virtuelles comprennent des outils de pointe qui facilitent le processus de due diligence, les fusions et acquisitions, les levées de fonds, les introductions en bourse et autres transactions d’entreprise. Ces opérations sont connues pour impliquer d’importants volumes de documents sensibles, et les VDR offrent des fonctionnalités permettant de les gérer et de les protéger efficacement. Par conséquent, les partenaires, les banquiers d’affaires et les acheteurs potentiels sont plus enclins à coopérer, ce qui constitue également un grand avantage.

Un contrôle total sur les données et les utilisateurs

Contrairement à d’autres solutions, les data rooms virtuelles offrent des fonctionnalités de pointe pour les autorisations granulaires et le suivi des fichiers. Ainsi, par exemple, pour chaque participant, l’utilisateur administratif configure les fonctions de visualisation, d’édition, d’impression, de partage de fichiers, etc. et peut ensuite facilement suivre les actions des utilisateurs en temps réel. En outre, si le gestionnaire remarque une activité suspecte sur la plateforme, il peut en retracer la cause en quelques clics.

Assistance d’experts

Les meilleurs fournisseurs des data rooms virtuelles disposent d’une équipe de professionnels pour aider les clients 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Ainsi, vous et vos employés pouvez recevoir une formation opérationnelle et une assistance pour l’installation de logiciels, le téléchargement de documents, la structuration et la résolution de problèmes techniques à l’avenir. Comme vous pouvez le constater, la coopération avec le fournisseur après l’installation des salles de données se poursuit sous la forme d’un soutien considérable tout au long des flux de travail et de la conclusion des accords.

Dernières réflexions

Bien que déroutante à première vue, la structure tarifaire des data rooms virtuelles devient assez transparente si nous la décomposons en de plus petits éléments significatifs. Pour comparer les différents plans, il faut savoir quelles sont les fonctionnalités clés dont votre entreprise a besoin et trouver une formule adaptée à votre budget.

Ne sous-estimez pas la valeur des évaluations de data rooms, prenez votre temps et n’oubliez pas qu’un essai gratuit vaut mille mots.