Comment mettre en place une data room virtuelle : Guide de démarrage pour les débutants

Les data rooms virtuelles permettent aux entreprises d’économiser beaucoup de temps et d’efforts dans leurs négociations, tout en fournissant aux participants tous les outils nécessaires pour un travail d’équipe efficace, une diligence raisonnable rationalisée et un espace sécurisé pour la conservation d’informations confidentielles.

Ce guide vous informera sur les défis liés à la mise en place d’une data room virtuelle, vous fournira des étapes efficaces sur la façon de mettre en place une data room correctement, et vous proposera quelques-unes des meilleures pratiques pour maximiser l’utilisation de la data room.

Défis liés à la mise en place d’une data room virtuelle

Bien que la sécurité inégalée et l’intuitivité viennent naturellement aux salles de données virtuelles, les équipes peuvent toujours être confrontées à des défis lors de la sélection et de la mise en place du logiciel. Il convient donc de connaître les principaux problèmes pour les résoudre avec succès.

• Conformité aux réglementations. Le principal avantage de la conformité est qu’elle réduit les risques d’amendes, de pénalités, de poursuites judiciaires ou de fermeture de l’entreprise. Par exemple, si vous ne respectez pas les mesures de sécurité, vous risquez de recevoir une amende importante de la part des autorités Plus le logiciel de la salle de données est avancé, plus vous pouvez bénéficier de la conformité, quel que soit votre secteur d’activité. En règle générale, les référentiels en ligne les plus sécurisés sont conformes au GDPR, à la norme ISO/IEC 27001, au SOC et à l’HIPAA.
• Adoption par les utilisateurs. Outre le fait de savoir comment créer une salle de données, vous devez également prendre en compte les éléments qui déterminent une adoption rapide et harmonieuse par les utilisateurs. En particulier, l’intégration est facilitée si l’interface de la salle de données, la navigation dans les documents et les outils de collaboration sont intuitifs. Pour éviter une dégradation des performances due à une mauvaise adoption par les utilisateurs, testez la facilité d’utilisation du logiciel, désignez des superutilisateurs chargés d’aider les autres, organisez une formation des utilisateurs du système et fournissez une assistance après la mise en œuvre. Certains services de salles de données assistent les équipes lors de l’intégration et de l’utilisation des salles de données virtuelles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
• Paramètres d’autorisation. Les data rooms vous permettent d’accorder l’accès de sorte que chacun ne puisse voir que les documents dont il a besoin. Ainsi, un nombre illimité d’utilisateurs peut travailler sur votre plateforme sans risque pour la sécurité et l’intégrité des données. En outre, vous pouvez toujours modifier les permissions des dossiers et des fichiers ultérieurement, si nécessaire. Les administrateurs peuvent définir des autorisations pour les membres d’un groupe, les dossiers parents, etc. Le problème est que les erreurs dans les paramètres des droits d’accès peuvent entraîner des fuites et des pertes financières. Heureusement, les fournisseurs permettent de voir la salle de données à travers les yeux d’un autre utilisateur grâce à la fonction d’usurpation d’identité de l’utilisateur.

Étapes de la mise en place d’une salle de données

Une data room virtuelle est assurément un environnement sécurisé pour le stockage et l’échange de documents confidentiels et la gestion de projets lors de due diligence et autres transactions complexes. Toutefois, l’efficacité de cette solution dépend en grande partie de la qualité de sa mise en place.

Alors, comment préparer votre salle de données de manière à en tirer le maximum d’avantages ? Suivez les étapes ci-dessous et vous obtiendrez ce dont vous avez besoin.

1. Choisissez un fournisseur de data room virtuelle

Bien que les systèmes VDR suivent les mêmes procédures d’installation, tous les fournisseurs n’offrent pas les mêmes fonctions supplémentaires, les mêmes coûts ou les mêmes options d’assistance à la clientèle. Il est essentiel de choisir un fournisseur qui répondra parfaitement à vos besoins. Le choix est assez vaste, mais il n’est pas difficile de prendre la bonne décision si vous établissez une liste restreinte de quelques sociétés qui répondent le mieux aux besoins de votre entreprise. Voici les critères que vous pouvez utiliser lorsque vous recherchez un fournisseur de salle de données :

• Votre secteur d’activité. Bien qu’il existe un grand nombre de fournisseurs polyvalents, commencez par des marques qui proposent des solutions sur mesure pour les entreprises de votre secteur d’activité afin de vous assurer que la salle de données disposera de tous les certificats et de toutes les fonctionnalités nécessaires.
• Les fonctions dont vous avez besoin. Alors que certaines entreprises se passeront très bien de fonctions avancées telles que la personnalisation et une IA intégrée, d’autres pourraient se sentir bridées si une data room virtuelle manque d’outils spécifiques.
• Le budget. Il est important de disposer d’outils supplémentaires, mais la facture de la salle de données ne doit pas être un fardeau pour votre entreprise.
• Les critiques. Les fournisseurs diront toujours tout le bien qu’ils pensent de leur produit. Plongez dans de vraies critiques et des témoignages de clients pour vous faire une idée plus précise de la situation.

Une fois que vous avez trouvé le produit idéal, ne vous précipitez pas. Profitez d’abord de la période d’essai ou de la version de démonstration proposée par le fournisseur pour voir si le logiciel répond vraiment à vos besoins.

2. Préparer les documents

Aujourd’hui, la plupart des entreprises ont déjà numérisé leurs documents sensibles. Pour ces entreprises, il ne sera pas difficile de préparer les fichiers pour le téléchargement et de déterminer ceux qui doivent être placés dans la salle de données.

Toutefois, il convient de vérifier à nouveau s’il reste des documents physiques – si vous pensez en avoir besoin dans votre salle de données, numérisez-les. Assurez-vous que tous les documents sont à jour et, s’ils ont été scannés, vérifiez que toutes les informations sont parfaitement visibles.

Étant donné que la plupart des fournisseurs de data room permettent aux utilisateurs de créer plusieurs espaces de travail, vous devez donner aux différents projets des noms clairs et solides qui ne vous permettront pas de les mélanger. Dans l’idéal, vous souhaitez disposer d’un espace de travail distinct pour la gestion des documents internes si vous comptez utiliser une data room virtuelle, et pas seulement pendant les transactions. Si vous disposez d’un tel espace de travail dans votre VDR, il est essentiel que vous et vos employés puissiez le distinguer des autres projets afin que personne ne donne accès à des fichiers hautement confidentiels à des tiers.

3. Télécharger et organiser les fichiers

Les data rooms modernes offrent une fonction “glisser-déposer” qui permet aux utilisateurs de télécharger des documents en masse sans difficulté. En utilisant cette fonction pour la configuration de votre data room, vous pouvez déplacer toute la hiérarchie de la structure des fichiers et des dossiers si vous en avez déjà une établie sur votre appareil. La data room virtuelle les indexera alors automatiquement, et vous disposerez d’un espace de travail prêt à l’emploi.

De plus, le travail avec les documents sera rapide et fluide grâce à la visionneuse de documents, qui vous permet d’afficher des documents textuels et des fichiers Excel directement sur la plateforme.

Vous pouvez également créer une structure de fichiers dans le VDR afin d’organiser et de classer les documents. Pour ce faire, créez des dossiers distincts pour regrouper les documents lors du téléchargement des fichiers. Par exemple, vous pouvez donner à vos dossiers les noms suivants :

• Documents généraux de l’entreprise
• Capital social et titres
• Finances et impôts
• Propriété physique et actifs
• Propriété intellectuelle

Bien entendu, les types de documents pour la structure du dossier de la data room seront différents selon que vous en avez besoin pour un processus de diligence raisonnable ou une transaction immobilière. Cette structure constitue une excellente ligne directrice pour l’organisation de votre espace de travail si vous utilisez une data room pour la gestion des documents.

4. Personnaliser l’interface, les courriels et les accords

Certains fournisseurs vous permettent de personnaliser les data rooms virtuelles et les courriels d’invitation aux couleurs et au logo de votre entreprise. Utilisez cette fonction pour créer une expérience fluide pour les tiers et faire bonne impression. Certains fournisseurs permettent également aux utilisateurs de personnaliser l’accord de non-divulgation que les parties invitées devront signer avant d’accéder au logiciel de data room. Il s’agit d’une fonction importante, car ces accords vous permettent de mieux protéger vos documents.

En outre, les fournisseurs les plus avancés proposent généralement des fonctions permettant de personnaliser les filigranes avec des couleurs et des motifs à votre goût. En outre, avec les meilleurs logiciels, vous pouvez personnaliser les en-têtes et les pieds de page des fichiers PDF qui peuvent être téléchargés ou imprimés.

5. Ajouter des employés

Selon la tarification de la data room virtuelle que vous avez choisie, vous pouvez ajouter un certain nombre d’utilisateurs administratifs à la data room. Déterminez à qui vous pouvez confier l’intégrité des informations sensibles et ajoutez ces membres de l’équipe à l’espace de travail. Vous pouvez ensuite inviter des utilisateurs qui n’ont pas besoin de contrôler les documents à travailler avec eux – vous pouvez donner à ces utilisateurs des autorisations d’accès en vue seulement.

Quant aux droits d’accès aux fichiers, ils peuvent varier en fonction du fournisseur, mais les droits les plus courants sont la visualisation, le téléchargement de l’original, le téléchargement et la modification :

• Visualisation – les utilisateurs peuvent visualiser les fichiers avec un filigrane.
• Téléchargement de fichiers originaux – les utilisateurs peuvent visualiser, imprimer et télécharger des fichiers originaux sans filigrane.
• Téléchargement – les utilisateurs peuvent imprimer et télécharger des documents filigranés.
• Modification – les utilisateurs peuvent modifier l’index, télécharger des documents, déplacer, écraser, renommer et supprimer des fichiers.

6. Remplir la section Q&R

Cette fonction vous permet de répondre à toutes les questions fréquemment posées avant l’opération afin de créer une sorte de base de connaissances. Vous pouvez ensuite désigner une personne responsable de la section des questions et réponses pendant la durée de l’accord. Cette personne devra répondre à toutes les nouvelles questions posées par des tiers le plus rapidement possible afin d’accélérer la conclusion de l’accord.

7. Invitez des tiers

À l’approche d’une transaction commerciale, vous pouvez inviter des acheteurs potentiels, des partenaires ou des autorités dans la data room. Les fournisseurs de data room sécurisée proposent des autorisations utilisateur granulaires qui vous permettent de contrôler les niveaux d’accès dont disposent les utilisateurs sollicités.

En outre, les administrateurs peuvent créer des groupes en fonction des rôles des utilisateurs et leur accorder des fonctions et des niveaux d’accès spécifiques. De cette manière, la gestion de projet devient simple, sûre et efficace, même si des dizaines de personnes sont impliquées. Vous pouvez ainsi protéger vos fichiers de toute menace indésirable.

8. Contrôler l’activité des utilisateurs et obtenir des informations

Une data room virtuelle vous fournira des rapports qui vous donneront une vision claire de l’activité des utilisateurs. Vous pouvez consulter ces statistiques pour détecter les comportements suspects et éviter les fuites de données. Les rapports peuvent également vous fournir des informations utiles pour mieux présenter votre entreprise lors de la transaction. Une fois le processus terminé, vous pouvez à nouveau étudier les rapports pour voir comment améliorer le flux de travail lors de la prochaine transaction.

Pour un suivi approfondi et pratique, le fournisseur de la data room virtuelle doit offrir les services suivants

• des pistes d’audit complètes dans une version imprimable pour les présentations lors des réunions
• un suivi détaillé des téléchargements, des impressions, des consultations et de la durée de consultation des fichiers
• des rapports de synthèse des groupes contenant des données sur le nombre de connexions, de questions-réponses postées, de fichiers autorisés et consultés
• Rapports avec code couleur indiquant les groupes de membres les plus actifs et les salles de données les plus intéressantes.

Meilleures pratiques pour la création de data rooms en 2023

Maintenant que vous savez comment mettre en place une salle de données, il est temps d’apprendre les meilleures pratiques pour renforcer la protection de vos données avec des paramètres de sécurité et une meilleure gestion des flux de travail.

Mise en place de permissions pour les utilisateurs

Pour créer des data rooms axées sur la sécurité, vous devez déterminer les droits d’accès des administrateurs, des employés de l’entreprise, des investisseurs, des clients, des conseillers financiers et d’autres tiers.

Comme cette tâche peut sembler fastidieuse, nous vous donnons quelques exemples de groupes d’utilisateurs et d’autorisations. Notez toutefois qu’ils peuvent varier en fonction de l’opération et du secteur d’activité. Toutefois, la structure classique comprend

• Administrateur. Le stockage des documents, la page de gestion des utilisateurs et l’onglet des autorisations de fichiers sont entièrement sous le contrôle de cette personne. Les administrateurs peuvent ajouter des documents, permettre aux utilisateurs réguliers d’inviter de nouveaux utilisateurs, masquer les membres les uns des autres et, d’une manière générale, contrôler tous les processus d’une salle de données.
• Gestion. Les dirigeants de l’entreprise ont généralement accès à toutes les données, mais ne sont soumis à aucune obligation administrative.
• Employés. Les employés peuvent être répartis en groupes d’accès en fonction des documents dont ils ont besoin pour leur travail. En règle générale, les utilisateurs individuels ou les groupes peuvent télécharger des fichiers, en modifier le contenu, les partager et les renommer.
• Finances. Tous les documents financiers doivent être accessibles aux utilisateurs qui s’occupent de l’aspect financier de la transaction.
• Investisseurs. Les investisseurs potentiels doivent pouvoir accéder librement aux informations fiscales, aux bilans, aux comptes de résultats et à d’autres documents liés à la liste de contrôle de la diligence raisonnable. Quant aux investisseurs établis, l’administrateur du VDR doit leur donner accès à des informations strictement confidentielles.
• Les clients. Normalement, ce groupe d’utilisateurs n’a accès qu’aux fichiers et dossiers des clients. Toutefois, les droits d’accès spécifiques dépendent du scénario d’utilisation individuel.

Cryptage des données

Le cryptage des données est une technique de sécurité qui permet d’encoder les données et de les rendre visibles uniquement à une personne possédant la bonne clé de cryptage. Voici quelques conseils sur l’utilisation du cryptage dans votre salle de données :

• Cryptage au repos et en transit. Il n’est pas nécessaire d’activer ou de désactiver le chiffrement en transit – il est généralement proposé par défaut. Toutefois, certains fournisseurs ne proposent pas le chiffrement au repos par défaut et peuvent exiger une procédure supplémentaire pour l’activer. Vous devez contacter le service clientèle de votre fournisseur pour en savoir plus.
• Clés de chiffrement gérées par le client (CMEK). Vous pouvez également contrôler les clés de chiffrement, ce qui constitue une mesure de sécurité supplémentaire appelée clés de chiffrement gérées par le client (Customer-Managed Encryption Keys – CMEK). Cette option vous permet notamment de contrôler les données dans l’infrastructure en nuage ainsi que les clés de chiffrement privées. En outre, vous pouvez choisir l’endroit où les clés de chiffrement seront stockées et le logiciel pour les gérer.

Surveillance de l’activité

La mise en place de moniteurs d’activité est essentielle, car vous devez disposer d’un enregistrement d’audit infalsifiable de toutes les activités de la salle de données, à des fins de renseignement d’entreprise et de défense contre les actions en justice.

Bien que les pistes d’audit soient généralement proposées par défaut, vous pouvez configurer des rapports automatiques basés sur l’activité de la salle de données et activer des notifications en temps réel :

• Rapports automatiques. L’une des meilleures pratiques de surveillance consiste à tenir les principaux chefs de projet au courant en leur envoyant des rapports d’activité personnalisables selon des calendriers récurrents spécifiques. Les destinataires, à leur tour, peuvent recueillir des informations clés en analysant les résumés des activités d’une entreprise et d’endroits particuliers de la salle de données, d’utilisateurs et de groupes d’accès.
• Notifications en temps réel. Une autre pratique intéressante est celle des notifications en temps réel, qui permettent à l’administrateur d’être informé des actions effectuées sur un document particulier. Ainsi, si un tiers consulte, modifie, télécharge ou partage plusieurs fois les mêmes fichiers, l’administrateur le saura instantanément en recevant une notification par courrier électronique.

Mise en place d’une data room virtuelle : Principaux enseignements

Résumons à présent les principaux enseignements de cet article :

• Les utilisateurs peuvent rencontrer des difficultés lors de la préparation d’une salle de données, telles que la conformité aux réglementations, l’adoption par les utilisateurs et les paramètres d’autorisation.
• Il est essentiel de mettre en place correctement une salle de données virtuelle pour tirer le meilleur parti de ses avantages – le souhait n’est pas sorcier, car de nombreux fournisseurs de salles de données proposent une liste de contrôle de la salle de données de due diligence qui peut être utilisée pour rationaliser la préparation de la due diligence ou de toute autre transaction complexe.
• Parmi les meilleures pratiques recommandées pour une utilisation efficace et sécurisée du logiciel de salle de données virtuelle, citons la mise en place d’autorisations pour les utilisateurs et les fichiers, le cryptage des données et la surveillance de l’activité.

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