5 Manières de simplifier la diligence raisonnable avec une data room

Les data rooms virtuelles pour la diligence raisonnable sont des instruments productifs et modernes qui contribuent à faire avancer le processus de négociation. Une data room est un exemple d’innovation commerciale qui permet de scinder et de compartimenter les processus vitaux. Dans cet article, vous trouverez des moyens d’améliorer la diligence raisonnable en utilisant des data rooms virtuelles.

1. Supprimer les déplacements

Virtual data rooms allow for a stress-free work environment while saving you time — no more worrying Les data rooms virtuelles permettent de créer un environnement de travail sans stress tout en vous faisant gagner du temps – plus besoin de vous soucier des vols annulés. 

Les  VDRs éliminent également les coûts liés à l’impression et à l’envoi de documents par la poste. La livraison d’un courrier international peut prendre de 14 à 20 jours et coûter plus de 100 $ – l’accès en ligne est rapide, peu coûteux et plus contrôlé.

En éliminant la nécessité de coûteux séjours d’affaires, vous économisez également sur les frais de nourriture et d’hébergement. 

De plus, les VDRs sont pratiques. Vous pouvez faire preuve de diligence raisonnable dans le confort de votre foyer ou à partir d’un lieu de travail éloigné – vous pouvez accéder aux documents nécessaires en un seul clic.

2. Renforcer la sécurité des données

Les data rooms réduisent considérablement le risque de violation des données.

Les mesures de sécurité permettent de préserver la confidentialité des fichiers sensibles de l’entreprise, des données personnelles et des documents téléchargés. 

Les data rooms virtuelles utilisent une méthode de cryptage à deux facteurs qui offre un niveau de sécurité optimal.

Seul vous ou le personnel autorisé ayant des habilitations ont le contrôle sur les documents.

data rooms for due diligence

3. Suivre l’activité des utilisateurs

Les data rooms virtuelles permettent de suivre les documents à l’aide de groupes d’autorisation. Définissez des autorisations pour les membres de l’équipe et les tiers. 

Gardez le contrôle de l’impression des documents et suivez toutes les actions effectuées avec vos documents.

Ajustez diverses possibilités de réglage pour (dé)autoriser le téléchargement. Choisissez le format approprié pour vos documents, autorisez ou interdisez le téléchargement pour différents utilisateurs et suivez les appareils utilisés pour le téléchargement.

La data room pour la diligence raisonnable permet même de restreindre les paramètres de visualisation.

4. Utiliser les rapports

Vous pouvez contrôler toute action entreprise avec tout document ajouté. Vous pouvez même supprimer à distance un téléchargement de document non autorisé.

Utilisez des fonctions telles que la planification des rapports et les rapports en temps réel pour obtenir toutes les informations nécessaires juste à temps.

5. Simplifier la communication

Grâce à une section de questions-réponses, vous pouvez obtenir une réponse qualifiée à toute question qui apparaît lors de l’utilisation de la data room.

La data room pour la diligence raisonnable est également un endroit idéal pour regrouper toutes les communications en un seul endroit. Utilisez les chats en direct pour déléguer des tâches, obtenir des informations des membres de l’équipe et clarifier des détails. 

Vous pouvez également obtenir un accès granulaire aux fils de discussion, définir des groupes de permission, choisir un modérateur et donner différents niveaux d’accès à chaque membre de l’équipe pour simplifier le processus de diligence raisonnable.

En résumé

Il est certain que tout choix que vous faites a un impact sur votre entreprise. La décision de simplifier le processus de diligence raisonnable à l’aide de solutions technologiques modernes permettra non seulement d’accroître la productivité, mais aussi de renforcer les niveaux de sécurité.

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