4 Raisons de NE Pas Envoyer Des Documents Importants de L’Entreprise Par Courriel

Il peut être tentant d’envoyer des documents sensibles par courrier électronique. Il suffit de joindre les fichiers et de cliquer sur Envoyer. Laissez-nous vous expliquer pourquoi ce n’est pas une bonne idée.

1. Vous pouvez oublier de crypter le fichier 

Des logiciels comme Word, Excel ou Adobe ont une fonction de cryptage intégrée au programme. De nombreux utilisateurs ne connaissent probablement pas cette fonction ou l’oublient. Il en résulte l’envoi d’un fichier non protégé. 

Imaginez que quelqu’un pirate votre boîte de réception et vole ces fichiers. Il en résulterait des dommages collatéraux et une violation de données qui aurait pu être évitée avec une data room virtuelle securiseé.

2. Vous pouvez envoyer le fichier à la mauvaise personne

Même si personne ne pirate votre boîte aux lettres électronique, les fichiers peuvent se retrouver entre de mauvaises mains. L’envoi d’un courriel à un mauvais destinataire arrive plus souvent que vous ne le pensez. Il suffit parfois d’une faute de frappe pour que les fichiers soient envoyés au mauvais destinataire. 

Vous pouvez même cliquer accidentellement sur l’adresse électronique d’un concurrent et lui envoyer des informations sensibles qui pourraient nuire à votre entreprise – il suffit d’un simple faux pas.

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3. Votre courrier électronique peut être transféré à un tiers

Après avoir envoyé votre courrier électronique à la bonne personne, vous pouvez penser que vos fichiers sont en sécurité, mais rien n’est plus faux. 

N’importe quel courriel peut être transféré, et vous n’avez aucun contrôle là-dessus. Vous pouvez essayer de protéger vos fichiers en les stockant dans un service d’hébergement en ligne. Toutefois, vous risquez d’oublier de donner au destinataire l’autorisation d’accéder à ces documents.

4. Votre e-mail peut être compromis 

De nombreuses personnes en ligne n’attendent qu’une chose : que vous fassiez une erreur. Ils envoient des courriels trompeurs qui peuvent entraîner l’envoi de documents à un mauvais destinataire. Selon le rapport Avanan Global Phishing Report, 1 courriel de marque sur 25 est une tentative d’ hameçonnage.

Ce n’est pas nécessairement votre faute si vous vous faites piéger, les personnes qui tentent d’obtenir des données sensibles sont passées maîtres dans l’art de la manipulation. L’augmentation visible des attaques de phishing et de chevaux de Troie dans le monde entier devrait être une raison suffisante pour reconsidérer vos solutions de partage de fichiers. Une data room sécurisée pourrait être la clé de la solution à vos problèmes.

La solution pour partager des données sensibles : les data rooms virtuelles 

Cette solution de partage de fichiers comprend des protocoles de sécurité spéciaux qui assurent la sécurité de vos fichiers. Grâce à un processus d’authentification en deux étapes, vous pouvez contrôler qui voit les données sensibles et quand. En ajoutant des dates d’expiration aux fichiers, vous pouvez mieux protéger vos documents. Le logiciel antivirus intégré de votre ordinateur ajoute également une autre couche de protection. Ainsi, les data rooms virtuelles défendent vos besoins en matière de partage de fichiers.

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Références:

TOP 3 Data Rooms
2. Intralinks
intralinks
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3. Datasite
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