Les 8 caractéristiques des meilleures data rooms virtuelles

La manipulation sécurisée des documents est une nécessité dans le monde des affaires. Pour garantir la sécurité des documents, les entreprises les stockaient dans des data rooms physiques. Avec le développement de nouvelles solutions technologiques, et la pandémie mondiale, les data rooms virtuelles ont commencé à gagner en popularité. Voici quelques raisons pour lesquelles cette solution pourrait vous convenir.

Les 8 principales caractéristiques à envisager lors du choix d’une data room

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Stocker des documents sensibles dans un environnement sécurisé est le meilleur moyen de protéger vos données. Les data rooms virtuelles offrent aux utilisateurs des fonctionnalités qui facilitent ce processus. Les meilleurs fournisseurs de data room équipent leurs répertoires de fichiers des fonctionnalités suivantes:

  • Conformité. La sécurité étant la principale préoccupation lorsque l’on traite des données sensibles, les data rooms virtuelles sont conçues dans cette optique. Conformes aux normes ISO27001, SOC 1 / 2, et à la certification RGPD, vos documents sont rigoureusement protégés.
  • Facilité d’utilisation. La deuxième caractéristique la plus importante est la facilité d’utilisation. Vous n’avez pas besoin d’installer des plugins pour accéder aux données, et avec la prise en charge des applications mobiles et une interface intuitive, l’utilisation d’une data room virtuelle est facile.
  • Téléchargement facilité. Le téléchargement de documents dans une data room virtuelle est également un processus simple. Vous faites glisser les fichiers que vous souhaitez télécharger et les déposez dans la data room virtuelle. Si vous souhaitez placer plusieurs fichiers à la fois dans la data room virtuelle, vous pouvez utiliser la fonction de téléchargement groupé. Vous pourrez également ouvrir les fichiers à l’intérieur de la data room virtuelle, car cette solution prend en charge les fichiers multi-formats.
  • Activité de suivi des utilisateurs. Il est essentiel de surveiller qui a accès à quels fichiers et quels types de modifications sont apportées lors du stockage et du partage de documents importants. Les meilleures data rooms vous permettent de superviser l’activité des utilisateurs ayant accès à ces données sensibles.
  • Protection des documents. Outre la possibilité de surveiller l’activité des utilisateurs, vous pouvez également utiliser des fonctions telles que le déchiquetage à distance, la visualisation de la clôture ou les filigranes. Vos documents sont ainsi encore mieux protégés car vous pouvez ajouter une date d’expiration à vos données sensibles, masquer certains détails ou ajouter un filigrane indiquant la date et la personne qui a téléchargé le fichier.
  • Service multilingue et assistance 24/7. Les meilleures data rooms virtuelles sont dotées des meilleures équipes d’assistance clientèle. Si quelque chose ne va pas avec votre data room virtuelle, il y aura toujours quelqu’un pour vous aider. Grâce à une assistance multilingue disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, vous pouvez compter sur l’aide des fournisseurs de votre data room virtuelle.
  • Bloc de questions-réponses et chat en direct. Lors de l’accès à des données sensibles, il se peut que vous ayez des questions liées aux documents stockés. Grâce à la fonctionnalité questions-réponses et au chat en direct, vous pouvez résoudre les questions en temps réel et marquer les documents qui doivent être modifiés.
  • Personnalisation. Une fois que vous avez marqué les documents que vous souhaitez modifier, vous pouvez les modifier dans la data room virtuelle. Grâce aux outils fournis et à l’interface intuitive, vous n’aurez pas à télécharger l’ensemble du fichier pour effectuer des modifications mineures. Tout ce dont vous avez besoin est à votre disposition dans la data room virtuelle. 

Comme vous pouvez le constater, les meilleures data rooms virtuelles présentent des avantages qu’il serait impossible de mettre en œuvre dans une data room physique. Pour plus d’informations et d’éventuelles solutions de data room virtuelles, visitez notre site web. Vous pourrez ai

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