En tant que startup, il est essentiel de disposer d’un moyen sécurisé et organisé pour stocker, accéder et suivre les documents importants. De plus, d’après notre expérience, les entreprises en phase de démarrage réussissent mieux lorsqu’elles peuvent partager rapidement et facilement des données sensibles avec des investisseurs et partenaires potentiels. Enfin, les solutions de collaboration et de gestion de flux de travail peuvent grandement simplifier un processus complexe de due diligence et aider à trouver les bons investisseurs pour financer la startup.
C’est pourquoi les data rooms virtuels sont un choix de premier ordre pour que les startups commencent à avancer tout en évitant les raisons les plus courantes d’échec.
Qu’est-ce qu’un data room virtuel pour startups ?
Un data room pour startups est un logiciel basé sur le cloud permettant de stocker des fichiers, de gérer l’entreprise et de traiter des transactions. Ces espaces virtuels servent de stockage de documents avec une option pour communiquer, traiter diverses transactions, accéder et collaborer sur des fichiers à distance, et plus encore.
Grâce à leurs fonctionnalités de sécurité avancées, les technologies de data room sont traditionnellement reconnues comme des logiciels utilisés pour les fusions et acquisitions (M&A), le processus de due diligence, et les offres publiques initiales. Cependant, le potentiel des data rooms s’étend bien au-delà. En particulier, il sert d’instrument pour atteindre et impressionner les investisseurs. Ensuite, une fois l’investisseur trouvé, un data room devient une solution pour gérer les opérations avec une valeur de transaction optimisée et une transparence commerciale.
Pourquoi une startup a-t-elle besoin d’un data room ?
La réponse est simple : les solutions de data rooms virtuels permettent à la startup de gérer et de protéger les données sensibles tout en permettant aux parties prenantes d’accéder aux informations nécessaires et de les examiner.
En plus de fournir un stockage sécurisé et le partage de documents, les data rooms englobent plusieurs fonctionnalités de collaboration sécurisée, renforçant les relations avec les investisseurs et accélérant le flux de transactions.
Enfin, les data rooms virtuels pour startups peuvent également vous aider à respecter les réglementations sur la confidentialité des données. En disposant d’un dépôt sécurisé pour les informations sensibles, la startup peut s’assurer que toutes les données sont stockées et accessibles conformément à la loi.
Avantages des data rooms pour la levée de fonds dans les startups
Nos recherches indiquent que les fondateurs de startups ont beaucoup de responsabilités en plus de la levée de fonds. Toute entreprise en démarrage est constamment à la recherche d’un avantage sur les entreprises concurrentes et de solutions pour sécuriser la documentation sensible. Tout cela s’accompagne des défis de la gestion d’une équipe en formation et de la visualisation des objectifs à long terme de l’entreprise.
Aperçu : Data room virtuel vs. stockage cloud générique. Dans certains cas, lorsque les fondateurs de startups n’ont pas d’expérience avec le logiciel de data rooms ou opèrent avec des budgets extrêmement faibles, ils décident d’utiliser des plateformes d’accès public comme Google Drive ou Dropbox. Mais bien que ces solutions permettent de stocker et de partager des documents, leur fonctionnalité et leurs mécanismes de protection des données ne peuvent se comparer à un data room pour investisseurs.
Les data rooms offrent des instruments pour tout ce dont une startup pourrait avoir besoin, y compris des canaux sécurisés pour la communication avec les investisseurs. Et le coût du logiciel de data room se traduit finalement par le meilleur outil pour impressionner les investisseurs potentiels sans compromettre la sécurité des informations.
Voici un résumé des avantages qu’offre l’accès à un data room pour la levée de fonds à une startup.
Protection contre les fuites de données
Une fuite de données peut coûter beaucoup d’argent et d’efforts à une entreprise et, au final, détruire une startup. C’est pourquoi les fournisseurs réputés de data rooms virtuels protègent à la fois les méthodes de stockage et de transfert de données grâce à des méthodes de cryptage fiables.
La combinaison de protocoles de sécurité permet de surveiller l’accès aux données, de limiter la manière dont les investisseurs interagissent avec elles et de garantir que l’erreur humaine soit éliminée grâce à des outils tels que le marquage numérique et les droits en lecture seule.
Les instruments supplémentaires qui aident les startups à sécuriser leur propriété intellectuelle et d’autres documents confidentiels incluent :
- Authentification multifactorielle
- Permissions granulaires configurées pour chaque utilisateur ou investisseur
- Accords de confidentialité (NDA) automatiques
- Rapports d’activité
- Révocation de l’accès à distance
Amélioration de l’accès aux investisseurs
Un data room offre un accès réglementé mais facile à une collection organisée de données pertinentes et récentes. En tirant parti de la centralisation et des outils de communication en ligne, les fondateurs de startups trouveront rapidement des approches efficaces pour intéresser et engager les investisseurs.
Il est également possible de créer un espace séparé pour traiter personnellement avec un investisseur principal, fournir plus de données et faciliter les négociations.
Les fonctionnalités du data room pour startups utiles dans ce cas incluent :
- Support pour des formats de fichiers polyvalents
- Gestionnaire de Q&A intégré
- Vidéoconférence intégrée
Meilleure image
Avec le bon fournisseur, il est possible de faire en sorte que le data room partage les mêmes couleurs et le même logo que le site de l’entreprise, offrant une sensation unifiée à l’ensemble du processus de levée de fonds. Une startup peut également personnaliser chaque document dans la liste de due diligence pour correspondre à la marque et imprimer l’image dans l’esprit des investisseurs potentiels.
Certaines des outils qui aident à faire une bonne première impression sont :
- Personnalisation des couleurs, du logo et de la langue
- Interface conviviale
- Navigation facile entre les documents, y compris la prévisualisation et la recherche de texte complet
Traitement accéléré
Réunir et organiser toute la documentation de due diligence et d’autres informations sensibles à l’avance peut accélérer considérablement la levée de capital. Les investisseurs ont besoin d’accéder à de nombreuses données lors de chaque tour de financement, de la phase de démarrage à la série C. Et plus rapidement un investisseur pourra examiner les documents requis, plus vite il prendra une décision.
Les fonctionnalités du data room pour la levée de fonds qui accélèrent le traitement des transactions pour une startup incluent :
- Listes de contrôle et modèles de due diligence préconfigurés
- Indexation, tri et étiquetage automatiques
- Téléchargement en masse
- Chats individuels et de groupe intégrés
Contrôle total
Les rapports d’activité et les analyses automatisées permettent aux administrateurs de data rooms de recueillir des informations sur qui a accédé à chaque fichier et combien de temps ils ont interagi avec lui.
Par exemple, les fondateurs de la startup peuvent utiliser les outils de reporting pour :
- Attribuer des tâches et vérifier l’avancement de leur réalisation
- Évaluer les niveaux d’intérêt de plusieurs investisseurs
- Effectuer des ajustements organisationnels sur-le-champ
Que doit inclure un data room pour une startup ?
Un data room pour investisseurs est le visage de la startup. Les fondateurs doivent travailler avec l’équipe pour inclure tous les documents pertinents, les articles de presse, les analyses de marché, les pitch decks sous différents formats, et plus encore.
Aperçu : Un pitch deck parfait. Un pitch deck convaincant est bien plus qu’une simple table de capitalisation avec un logo. Les investisseurs doivent comprendre la mission et la vision de l’entreprise, ainsi que trouver des moyens de s’identifier à sa culture. Pour attirer l’attention d’investisseurs spécifiques, il peut être utile d’étudier leurs entreprises en portefeuille et de remarquer les tendances de conception et de finalité qu’ils partagent.
En ce qui concerne les documents essentiels, voici quelques groupes de documents universels :
| Documents de l’entreprise |
Accord de droits des investisseurs |
|
Statuts reformulés |
|
|
Accords de droit de premier refus et de co-vente |
|
|
Résumé du conseil d’administration |
|
|
Analyse de marché |
|
| Documents financiers |
États financiers de profits et pertes |
|
Mises à jour financières et prévisions
|
|
|
Rapports de croissance |
|
|
Modèles financiers |
|
| Autres documents |
Informations sur la propriété intellectuelle, y compris les brevets et marques |
|
Documents d’intégration et structure du processus d’embauche |
|
|
Contrats de travail |
|
|
Documentation d’API |
|
|
Propriété du nom de domaine |
Un fournisseur expérimenté de data rooms pour investisseurs offrirait une liste complète de la documentation requise pour un processus de due diligence simplifié et vous fournirait de précieux conseils sur la structuration d’un data room.
Naviguer dans la levée de fonds et les M&A avec un data room
Les startups utilisent des data rooms virtuels pour organiser des levées de fonds ou des transactions de M&A. En règle générale, son utilisation est basée sur la taille de l’entreprise et la phase et la nature de l’opération.
Lorsque les entreprises essaient d’obtenir quelqu’un pour investir ou les acheter, elles préparent une présentation exposant leurs réalisations et leur progrès les plus significatifs. Mais malheureusement, ces informations sensibles sont envoyées à des tiers sur lesquels vous n’avez aucun contrôle, ce qui est parfois risqué.
Un data room virtuel aide les entreprises à gérer cette étape. En mettant la présentation en ligne et en donnant aux actionnaires le lien, vous pouvez voir qui l’a consultée, combien de temps cela a pris, et s’ils ont partagé vos données sensibles avec d’autres.
De plus, un data room virtuel est utilisé après la finalisation de la M&A pour échanger des rapports sur la performance financière et d’autres domaines critiques. Après tout, il est toujours essentiel de continuer à parler à vos investisseurs et de leur fournir des mises à jour précieuses une fois l’accord conclu.
Comment choisir un data room virtuel pour une startup ?
Les fondateurs ont une mission très importante : trouver des investisseurs adéquats et sécuriser des fonds pour leur startup. Un data room pour investisseurs est irremplaçable dans ce processus, car il permet de se concentrer sur une vision plus large plutôt que sur des spécificités organisationnelles.
Tous les data rooms ne sont pas également adaptés aux startups. Les quatre facteurs suivants aideront à filtrer les fournisseurs qui aideront à lever des capitaux sans nuire au budget ou nécessiter trop de temps.
Sécurité
La sécurité des documents est essentielle pour un data room de startup, et il n’y a pas beaucoup de place pour les compromis. Cependant, il est toujours possible de naviguer entre différents niveaux de sécurité. Pour garantir que le traitement des transactions soit pratique pour chaque investisseur, tout en assurant que les informations confidentielles ne soient pas compromises, une startup a besoin des fonctionnalités suivantes :
- Centres de données physiques dans un endroit sécurisé qui subissent des audits réguliers de tiers
- Plusieurs niveaux de droits d’accès au data room
- Cryptage SSL 256 bits appliqué aux fichiers en repos et en transfert
- Marques d’eau et alertes NDA pour les documents extrêmement sensibles
Fonctionnalités requises
Les fondateurs de startups n’ont pas besoin de nombreuses fonctionnalités d’un data room virtuel aux premiers stades. Par exemple, le cryptage géré par le client ou les flux de travail au niveau de l’entreprise ne s’appliqueront pas au processus de levée de fonds, et il n’y a aucune raison de payer plus pour eux.
Pour créer un environnement commercial équipé mais simple pour l’entreprise et les investisseurs potentiels, le data room doit offrir des outils tels que :
- Solutions intuitives pour télécharger et organiser des documents
- Une option pour trier les membres de l’équipe et leurs privilèges d’accès en groupes
- Invités illimités
- Analyse des activités
Prix
Chaque fournisseur a une approche distincte du modèle de tarification des data rooms virtuels. Par exemple, les contrats d’abonnement à long terme ou les plans fixes avec des allocations d’utilisateurs et de stockage étendues ne conviennent pas à une startup.
Les modèles de tarification qui fonctionneront le mieux pour les startups sont :
- Par projet
La levée de fonds est un projet unique qui ne nécessite généralement pas plusieurs data rooms. Les investisseurs et les représentants de la startup auront suffisamment d’espace pour communiquer tant que le fournisseur propose suffisamment d’espace de stockage et d’utilisateurs invités.
- Par page
Un data room pour levée de fonds aura une quantité relativement limitée de documents d’entreprise, donc le coût final ne devrait pas être trop élevé. Cependant, il convient de mentionner que la tarification par page peut rapidement devenir incontrôlable si l’entreprise se développe ou acquiert d’autres entreprises.
- Par stockage
Les documents texte ne prennent pas beaucoup de place, ce qui rend les paiements par gigaoctet logiques. Mais dans le cas où le data room doit accueillir plus de formats de données, comme des vidéos ou des audios, la facture augmentera considérablement.
- Par utilisateur
Cette approche est parfaite lorsqu’il n’y a pas beaucoup de membres de l’équipe. Tant que les investisseurs peuvent participer au processus grâce à un accès gratuit pour les invités, les fondateurs n’auront pas besoin d’investir beaucoup.
Essai gratuit
Les essais gratuits sont extrêmement utiles pour tester un data room spécifique du point de vue des exigences d’une startup. Les administrateurs et les utilisateurs peuvent utiliser la période d’essai pour s’entraîner à utiliser le logiciel, simuler des présentations aux investisseurs et planifier des mises en page pour organiser les documents.
Remarque : Un essai gratuit n’est pas la même chose qu’une démo gratuite. Les périodes d’essai signifient un accès à la fonctionnalité de la plateforme pendant un certain temps sans aucune obligation de paiement. Et une démo est une introduction organisée par le fournisseur aux fonctionnalités du logiciel, généralement via un appel vidéo.
Avis sur les fournisseurs
Avant de configurer un data room virtuel, la startup doit explorer tous les commentaires disponibles sur les plateformes d’évaluation indépendantes. Les avis les plus précieux incluront des opinions d’investisseurs ou d’anciens chercheurs de fonds et fourniront des informations sur la convivialité du logiciel, ses fonctionnalités et la qualité du service client.
D’autres aspects d’un data room pour levée de fonds qui peuvent être évalués à travers les avis incluent la personnalisation, l’accessibilité et l’adaptabilité aux changements du marché.
D’après nos observations, choisir un logiciel hautement sécurisé et riche en fonctionnalités pour votre équipe peut être un défi. Néanmoins, vous pouvez compter en toute sécurité sur le choix préféré des utilisateurs, iDeals. C’est le meilleur data room pour startups offrant tout ce dont vous avez besoin pour accélérer la croissance et les opportunités d’investissement en 2024.
Points clés des data rooms pour startups
Avec le ralentissement économique qui se poursuit en 2023, les startups peuvent traverser des moments difficiles. Plus précisément, quatre startups sur cinq risquent d’échouer, ce qui constituerait l’extinction de masse la plus importante des entreprises en phase de démarrage depuis la crise financière de 2008.
Cependant, il existe également des raisons d’être optimiste quant au lancement d’une entreprise en 2024. Et ce qui est d’une grande importance dans le monde des affaires numérisé d’aujourd’hui, c’est l’outil que vous choisissez pour attirer et coopérer avec les investisseurs. Ainsi, les data rooms virtuels peuvent devenir votre clé du succès en ces temps difficiles !
Vous pouvez trouver les meilleures solutions de data rooms virtuels pour votre startup sur notre page principale.
