Peut-on remplacer les data rooms virtuelles par Google Drive ?

Avant l’introduction des bases de données pour le stockage des fichiers, les entreprises utilisaient des archives ou des documents physiques pour stocker et partager les données. Toutefois, cette méthode était sujette à des pertes de fichiers et à des fuites d’informations confidentielles. Heureusement, l’innovation des espaces virtuels tels que les data rooms virtuelles (VDR) et Google Drive a permis aux entreprises de trouver un autre moyen de stocker efficacement les informations – mais un service est-il meilleur que l’autre ? 

Qu’est-ce qu’une VDR, un Google Drive, et quelle est la différence entre les deux ?

Depuis que la méthode manuelle de partage et de stockage des fichiers ne peut plus être maintenue ou rendue possible, les entreprises ont recours aux fournisseurs de data rooms et aux bases de données comme moyen sûr d’accéder, de transmettre, de stocker, de partager et de modifier des informations sensibles tout en conservant leur caractère unique.

Qu’est-ce qu’une data room virtuelle (VDR) ?

Une data room virtuelle est une base de données en ligne extrêmement sécurisée qui sert d’archive aux entreprises. Elle permet de partager, de stocker et de recevoir des informations sensibles avec des clients ou des utilisateurs dans un environnement restreint et contrôlé. Les entreprises qui s’engagent dans des projets de fusion ou de regroupement sont de grands utilisateurs de VDR.

Qu’est-ce qu’un Google Drive ? 

Google Drive est une base de données de stockage basée sur le cloud qui implique un service de partage de fichiers, comme Dropbox. Il permet aux utilisateurs de générer, de partager et d’enregistrer des fichiers en ligne depuis n’importe quel endroit du monde et à l’aide de n’importe quel appareil, mais il offre un contrôle limité sur les personnes qui peuvent voir et télécharger les fichiers. D’autre part, les data rooms virtuelles sont conçues pour les grandes entreprises et les sociétés qui souhaitent prendre en charge les autorisations de leurs utilisateurs. 

Alors que Google Drive cible l’utilisation personnelle, les VDR visent à satisfaire les entités plus importantes qui ont besoin de fonctionnalités supplémentaires de partage de fichiers. 

Google Drive ayant été conçu pour améliorer la productivité grâce à une communication efficace entre les clients ou les employés d’une entreprise, il ne se préoccupe pas particulièrement de la protection des fichiers des utilisateurs finaux.

Les data rooms virtuelles sont axées sur la sécurité des données pour les entreprises. Elles offrent donc des fonctions de sécurité accrues pour protéger les données.

Différences de sécurité entre une VDR et Google Drive 

Pour éviter toute fuite d’informations sensibles et tout risque de vol de fichiers, une data room virtuelle est hautement sécurisée à plusieurs niveaux. En revanche, un service de stockage générique dans le cloud, tel que Google Drive, se concentre sur le stockage et le partage de fichiers personnels sans se soucier outre mesure de la sécurité des données. 

Voici quelques-unes des caractéristiques de protection des données d’une VDR :

• Paramètres de permission/autorisation. Chaque utilisateur d’une équipe dispose de différents niveaux d’accès ; ces différences d’accès permettent de maintenir une autorisation spécifique et de protéger la confidentialité des données.

• Sauvegarde des données. Avoir la possibilité de sauvegarder des fichiers garantit la protection des données par le biais de tunnels VPN codés ; cela signifie que les fichiers téléchargés peuvent toujours être récupérés.

• Accessibilité des documents. La VDR permet à un environnement contrôlé de surveiller l’accessibilité et la consultation de toute donnée. Une personne non autorisée peut être révoquée.

• Vérification à deux facteurs. Cette méthode de vérification nécessite un mot de passe et un code à usage unique envoyé à l’utilisateur qui expire dans un court laps de temps. 

• Sécurité des utilisateurs. Les administrateurs sont autorisés à surveiller l’accès aux documents depuis n’importe quel point de vue afin de s’assurer que les utilisateurs ne peuvent consulter que les documents qu’ils sont autorisés à voir.

• Écran interdit. Les utilisateurs ne sont pas autorisés à se livrer à des captures d’écran, à des impressions d’écran ou à des activités d’écran injustifiées afin d’éviter toute fuite d’informations.

• Effacement à distance. Les données trouvées dans un appareil égaré ou volé peuvent être verrouillées et effacées pour éviter une violation de la sécurité.

• Déchiquetage à distance. L’administrateur peut ainsi définir une période pendant laquelle un document particulier peut être téléchargé, après quoi le document sera révoqué.

Les virtual data rooms et Google Drive ont été conçues de manière distincte pour des objectifs différents. Bien qu’elles offrent toutes deux un accès facile au stockage et au partage des données, une VDR se préoccupe de la sécurité des données téléchargées par les entreprises. Dans le même temps, Google Drive se concentre sur l’accès personnalisé pour télécharger et partager des données avec une protection minimale des données. Par conséquent, les data rooms virtuelles doivent être considérées comme une meilleure option pour les entreprises qui souhaitent stocker des fichiers et contrôler les autorisations d’accès des utilisateurs en toute sécurité.

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