Au fur et à mesure que les entreprises se développent, les données deviennent plus volumineuses et l’audit – qui peut être financier ou fiscal – devient plus lourd. Cependant, data rooms virtuelles sont là pour sauver la situation. Elles facilitent les audits de ces capacités, car elles résolvent le problème de la sécurité et de la conformité. Cet article vous éclairera sur les caractéristiques et les avantages du logiciel de data room virtuelle.
Mais avant de nous plonger dans ce sujet, examinons l’audit dans un contexte général.
L’audit est nécessaire pour toute entreprise en croissance, qu’il s’agisse d’un simple audit de conformité ou d’un audit financier. Il contribue à améliorer la transparence d’une organisation puisqu’il implique l’examen des états financiers et fiscaux d’une entreprise. Par conséquent, les actionnaires de l’entreprise sont assurés qu’il n’y a pas d’irrégularités financières dans l’entreprise où ils ont investi leur argent.
La data room virtuelle comme solution
Dans une grande entreprise, un audit traditionnel est tout sauf facile. Cependant, data rooms virtuelles peuvent prendre en charge tous les processus complexes de manière transparente. Il n’est pas nécessaire que les auditeurs se réunissent dans un lieu physique, ce qui réduit les frais de déplacement des auditeurs. Il y a également l’assurance qu’aucun document ne tombe entre de mauvaises mains par erreur ou ne se perd en transit. Enfin, le cas de la sécurité des documents est pris en charge par une data room virtuelle.
La data room virtuelle est une application web qui permet de documenter en ligne, de partager des données, de suivre les modifications qui y sont apportées, d’accorder des autorisations d’accès aux utilisateurs, d’accéder facilement aux documents grâce à la recherche par mots clés, et bien d’autres fonctionnalités qui rendent l’audit simple et, surtout, sû.
Voici quelques caractéristiques de sécurité et avantages de la SDV qui simplifient l’audit :
1. Suivi des documents
data rooms sont capables d’alerter l’équipe d’audit si quelqu’un a téléchargé un document, y a répondu ou l’a simplement consulté. Tout cela peut être fait sans la présence physique de l’équipe d’audit.
2. Échange sécurisé de documents
La salle des données assure un passage et un échange sûrs des documents de l’entreprise à l’équipe d’audit et vice versa. La sécurité vous préoccupe ? Respirez profondément et accordez votre confiance implicite au processus de SDV.
3. Transparence et conformité des processus
La data room virtuelle permet de conserver en toute sécurité une trace du processus qui peut suffire comme preuve. Le processus d’audit devient transparent car tous les documents fournis et toutes les demandes auxquelles il a été donné suite apparaissent clairement dans la SDV. Ce processus coûte plus cher (en termes d’argent, de temps et de stress) s’il est réalisé de manière traditionnelle.
4. Autorisations spécifiques
Avec un logiciel de data room, vous pouvez accorder l’accès et les autorisations à des personnes spécifiques ou à un groupe, limitant ainsi l’accès à des tiers injustifiés. Il s’agit de la sécurité des données en transit. Ces autorisations peuvent également être révoquées à tout moment.
5. Une communication fluide pendant la durée du processus
Pendant toute la durée de l’audit, il y aura une communication fréquente entre les auditeurs externes et l’entreprise. Des questions seront posées et des réponses seront fournies. Cet exercice de va-et-vient peut s’avérer très stressant lorsqu’il est effectué de manière traditionnelle. Toutefois, data rooms virtuelles sont dotées d’une fonction de questions-réponses qui facilite les interrogations et les réponses.
Ideals
- Contrôles d’accès
- Visualiseur intégré
- Recherche en texte complet
- Auto-indexation
- Branding personnalisable
- Q&A avancées
- Assistance par chat en direct 24/7
- Réponse au chat en 30 secondes
Citrix Sharefile
- Contrôles d’accès
- Visualiseur intégré
- Recherche en texte complet
- Auto-indexation
- Branding personnalisable
- Q&A avancées
- Assistance par chat en direct 24/7
- Réponse au chat en 30 secondes
Datasite
- Contrôles d’accès
- Visualiseur intégré
- Recherche en texte complet
- Auto-indexation
- Branding personnalisable
- Q&A avancées
- Assistance par chat en direct 24/7
- Réponse au chat en 30 secondes
Intralinks
- Contrôles d’accès
- Visualiseur intégré
- Recherche en texte complet
- Auto-indexation
- Branding personnalisable
- Q&A avancées
- Assistance par chat en direct 24/7
- Réponse au chat en 30 secondes
Box VDR
- Contrôles d’accès
- Visualiseur intégré
- Recherche en texte complet
- Auto-indexation
- Branding personnalisable
- Q&A avancées
- Assistance par chat en direct 24/7
- Réponse au chat en 30 secondes
6. Facilité d’utilisation
Il n’est pas nécessaire d’être un spécialiste en informatique pour utiliser un logiciel de data room. Tant que vous disposez d’une connexion Internet, il est assez simple à utiliser. La salle des données n’est pas contre-intuitive, son interface est conviviale et, si vous savez lire et comprendre, vous pouvez y aller.
La data room virtuelle est la clé ultime d’un processus d’audit simplifié et plus sûr dans un monde où les données augmentent à chaque seconde et où leur sécurité devient chaque jour plus volatile.
